Ob In- oder Auslandsreisen – die steuerlichen Regeln sind in beiden Fällen prinzipiell gleich. Unterschied jedoch: Bei Inlandsreisen ist die betriebliche Veranlassung meist eindeutig. Deshalb gibt es beim Betriebsausgaben-Abzug auch selten Diskussionen.
Steuerlich unproblematisch sind z. B. alle betrieblichen Besorgungsfahrten (Beschaffung von Ersatzteilen) sowie Fahrten zu Geschäftsbesprechungen (z. B. Verpächter, Berater, Bank).
Eindeutig betrieblich veranlasst sind auch Fahrten zu den DLG-Tagungen, der Agritechnica, EuroTier oder anderen landwirtschaftlichen Informationsveranstaltungen. Jeder nachgewiesene Euro an Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und sonstigen Nebenkosten wirkt sich hier als Betriebsausgabe steuerlich aus. Und zwar wie folgt:
Fahrtkosten
Reisen Sie mit Bus, Bahn oder Flugzeug, weisen Sie die betrieblich entstandenen Kosten durch Vorlage des Tickets nach. Nutzen Sie für die Reise einen privaten Pkw (nicht im Betriebsvermögen), können sie jeden gefahrenen Kilometer pauschal mit 0,30 €/km ansetzen. Auch der Ansatz eines individuellen Kilometersatzes ist möglich, sofern unter Einbeziehung aller festen und laufenden Kosten (z. B. Versicherung, Kfz-Steuer, Abschreibung, Treibstoff) ein durchschnittlicher Kilometersatz ermittelt werden kann. Fahren Sie mit Ihrem Betriebs-Pkw, wirken sich dessen Kosten steuerlich ohnehin in voller Höhe aus.
Kosten für Verpflegung
Wer länger vom Betrieb abwesend ist, hat meist höhere Kosten für die eigene Verpflegung. Diese können steuerlich berücksichtigt werden, jedoch nicht per Einzelnachweis, sondern nur pauschal. Die Pauschbeträge sind nach Reisedauer gestaffelt und liegen zwischen 6 und 24 € (siehe Übersicht).
Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit an dem Kalendertag, an dem Sie betrieblich unterwegs sind. Beispiel: Landwirt L. besucht eine Pflanzenschutztagung in Göttingen. Er verlässt morgens gegen 8 Uhr sein Wohnhaus. Abends gegen 19 Uhr ist er wieder da. Er war 11 Stunden vom Betrieb abwesend. Somit kann er pauschal 6 € als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.
Ein Sonderfall liegt vor, wenn eine betrieblich veranlasste Fahrt – ohne Übernachtung – über Mitternacht geht, aber an keinem der Tage eine Abwesenheitsdauer von mindestens 8 Stunden erreicht wird. Dann kann zusammengerechnet werden, wie im folgenden Beispiel:
Wegen dringend benötigter Ersatzteile für den Mähdrescher fährt Landwirt P. abends um 20 Uhr zum Herstellerwerk und kommt am nächsten Tag morgens um 5 Uhr zurück. Er war somit insgesamt 9 Stunden unterwegs, deshalb kann er 6 € Verpflegungsmehraufwand geltend machen.
Wichtig: Die Pauschbeträge werden nur dann in voller Höhe gewährt, wenn man auch selbst für die Verpflegung unterwegs aufkommt. Wird man eingeladen, z. B. vom Veranstalter, sind die Pauschbeträge zu kürzen. Und zwar für ein unentgeltlich gewährtes Frühstück um 20 % und für ein gewährtes Mittags- oder Abendessen um je 40 %.
Übrigens: Auch bei betrieblich bedingten Auslandsreisen können Sie Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Diese sind von Land zu Land unterschiedlich. Sie betragen z. B. für Polen 24 €/Tag, für Ukraine und Neuseeland 36 €, für Frankreich sowie die Niederlande 39 € und für Dänemark 42 €/Tag.
Kosten für Übernachtung
Die Kosten für Übernachtungen können Sie in der tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Höhe (Hotelrechnung) steuerlich absetzen. Haben Sie kein Frühstück mitgebucht, gilt dies ohne Abzug. Ist im Übernachtungspreis ein Frühstück enthalten, müssen Sie den Rechnungsbetrag um 4,80 € kürzen. Das entspricht 20 % des Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen.
Die meisten Hotels weisen inzwischen jedoch das Frühstück getrennt aus – wegen der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze (7 % für Übernachtung, 19 % für Frühstück). Dann können Sie nur die Übernachtung steuerlich geltend machen, die Kosten für das Frühstück aber nicht (privat). Im Gegenzug steht Ihnen die Verpflegungspauschale in voller Höhe zu, sie wird also nicht gekürzt.
Nebenkosten
Auf keinen Fall sollten Sie die verschiedenen Reise-Nebenkosten vergessen, wie z. B. Taxi- und Busfahrten, Telefon, Garagen- oder Parkgebühren. Die Belege sind zwingend aufzubewahren und können in der nachgewiesenen Höhe steuerlich abgesetzt werden. Eine Pauschalierung ist hier nicht möglich.
