Von Anfang an waren Landwirte an der Entwicklung der Management-Software top farmplan beteiligt. Wir stellen einen von ihnen vor und geben außerdem zehn Anwendungstipps.
1. Einweg-Mail-Adressen:
Sie möchten sich über eine Spritze informieren, später aber nicht mit Werbung geflutet werden: Dann richten Sie mit top farmplan eine Einweg-Mail-Adresse mit begrenzter Gültigkeit ein. Diese Funktion finden Sie in den „Einstellungen“.2. Suche im Aktenschrank:
top farmplan macht die Dokumente in Ihrem digitalen Aktenschrank durchsuchbar. Begriffe, die Sie im Suchfeld eingeben, findet das System auch mitten im Text.Ihr Steuerberater vermisst einen Beleg über 23,95 €? Suchen Sie einfach nach dem Betrag!
3. Ordner und Dokumente teilen:
Sie wollen Ihrem Steuerberater Rechnungen zukommen lassen? Dazu wählen Sie die Dokumente aus, klicken auf „Aktionen“ und „teilen“. Bei ganzen Ordnern funktioniert das mit einem rechten Mausklick auf den Ordner.4. Miniaturen in Kachelansicht:
Sie können über die Schaltfläche „Liste“ oder „Kachel“ die Ansicht Ihrer Dokumente wechseln. In der Kachelansicht wird eine Miniatur dargestellt. Typische Muster von Briefköpfen lassen sich so schon ganz gut erkennen und Sie finden schneller ein bestimmtes Dokument.5. Detail-Ansicht aktivieren:
In der Detailansicht wird rechts der PDF-Viewer eingeblendet. Klicken Sie auf ein Dokument, können Sie es direkt im Großformat lesen, durchblättern und vergrößern.6. Eigene Ordner nutzen:
Um einen Überblick zu behalten, welche Dokumente noch bearbeitet werden müssen, können Sie die Ordner „Offen“ und „Erledigt“ erstellen. Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen, kommen dann zum Beispiel in den Ordner „Offen“. Es lassen sich beliebig viele Ordner erstellen und einzeln freigeben, so können Sie sich Ihre ideale Ablagestruktur erstellen.7. Notizen schreiben:
Sie sind auf dem Hof unterwegs und es fällt Ihnen etwas ein, was dringend noch ansteht? Erstellen Sie einfach mit dem Handy eine Notiz. Dann können Sie die Sache abends in Ruhe am PC erledigen.8. Checklisten anlegen:
Legen Sie sich zu wichtigen Themen Checklisten als Excel-Dateien an (z.B. GAP-Prämienantrag). Diese können Sie direkt mit dem Online Office in top farmplan erstellen.9. Neuer Scanassistent:
Der Scanassistent lädt Dokumente direkt in den Aktenschrank hoch. Kostenloser Download plus kurze Anleitung unter: www.topfarmplan.de/scanassistent im Netz.10. Paginierstempel:
Originale, die man behalten möchte, erhalten vor dem Scan mit einem Paginierstempel eine fortlaufende Nummer. Sie werden dann der Reihe nach z.B. in einem Karton abgelegt. Benötigen Sie ein Original, finden Sie über die Ordnerstruktur oder per Suchfunktion das PDF und damit die Nummer. Diese zeigt Ihnen dann den Ablageort des Originals.Wilhelm Tiemann, Sie sind Landwirt aus dem westfälischen Horstmar und gehören zur ersten Praktikergruppe, die an der Entwicklung von top farmplan beteiligt war. Derzeit beschäftigen Sie sich selbst mit der Digitalisierung des Betriebsbüros. Warum?
Wilhelm Tiemann: Ich möchte endlich den Papierkrieg im Büro beenden! Es kostet wahnsinnig viel Zeit, die ganzen Unterlagen in den passenden Ordnern abzulegen. Und ich möchte alles schnell finden können. Dafür brauche ich am besten eine Volltextsuche: Name, Produkt oder Betrag und das Dokument direkt vor Augen haben!
Wie soll so ein Programm am besten aufgebaut sein?
Wilhlem Tiemann: Es darf keinesfalls kompliziert sein. Ich habe mich mit mehreren Anbietern beschäftigt. Oft bieten die großen Plattformen so viel, dass man gar keinen Überblick hat. Das System muss sich selbst erklären – ich will kein Seminar besuchen müssen, um damit arbeiten zu können!
Was erwarten Sie zusätzlich zu der Dokumentenverwaltung?
Wilhelm Tiemann: Bei der Befragung durch das farmplan-Team habe ich mir eine einfache HIT-Meldung gewünscht, mit der auch meine Aushilfen umgehen können. Die erfassen dann z.B. beim Verladen die Nummern der Tiere. Später schicke ich selbst die Meldung ab. Außerdem brauche ich eine ganz einfache Schlagkartei, mit der ich die CC-Anforderungen erfüllen kann. Auch dieser Teil braucht keinen unnötigen Kram. Nur die Maßnahmen dokumentieren und gut.
Ist die Datensicherheit ein wichtiges Thema für Sie?
Wilhelm Tiemann: Bei den großen Plattformen habe ich immer das Gefühl, dass am Ende doch weitergehende Interessen an meinen Daten dahinterstecken. Schließlich sind die Eigentümer der Plattformen entweder Hersteller oder Handelshäuser. Hinter top farmplan steht ein Verlag, den ich lange kenne. Da finde ich meine Daten irgendwie besser aufgehoben – vielleicht wie bei einem Steuerberater.
Wilhelm Tiemann: Bei den großen Plattformen habe ich immer das Gefühl, dass am Ende doch weitergehende Interessen an meinen Daten dahinterstecken. Schließlich sind die Eigentümer der Plattformen entweder Hersteller oder Handelshäuser. Hinter top farmplan steht ein Verlag, den ich lange kenne. Da finde ich meine Daten irgendwie besser aufgehoben – vielleicht wie bei einem Steuerberater.
Rechts finden Sie praktische Anwendungstipps für top farmplan.
