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Schluss mit der Zettelwirtschaft und dem aufwendigen Suchen nach Unterlagen. top agrar sucht mutige Landwirte, die kostenfrei ein völlig neues System der PC-Archivierung testen. Wo war noch das QS-Zertifikat vom Mineralfutterhersteller? Habe ich es unter Sauen- oder Ferkelfütterung abgeheftet?

Lesezeit: 4 Minuten

Schluss mit der Zettelwirtschaft und dem aufwendigen Suchen nach Unterlagen. top agrar sucht mutige Landwirte, die kostenfrei ein völlig neues System der PC-Archivierung testen.

 

Wo war noch das QS-Zertifikat vom Mineralfutterhersteller? Habe ich es unter Sauen- oder Ferkelfütterung abgeheftet? Und wo liegt der Düngeplan für die CC-Prüfung? Wie war das mit den neuen Vorgaben für den Sachkundenachweis Pflanzenschutz?

 

Trotz unzähliger Ablagemöglichkeiten – vom Leitz-Ordner bis zum Hängeregister – ist es oft mühsam, Unterlagen wiederzufinden. Meist hilft nur, „zweideutige“ Dokumente mehrfach abzulegen. Doch das kostet Zeit – fürs Kopieren, Lochen und Abheften – und ist den noch keine Garantie, um in stressigen Situationen schnell an benötigte Papiere zu kommen.

 

Zudem: Wie kann man den „Härtefällen“ zu Leibe rücken? Das Protokoll der letzten Rübenversammlung oder das dicke Prospekt über Bodenbearbeitungsgeräte: Sie können oder sollen häufig gar nicht archiviert werden. Aber wegwerfen möchte man sie auch nicht. So wächst der Papierberg auf dem Schreibtisch munter weiter. Und das schlechte Gewissen gleich mit.


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„Schluss damit!“, verspricht „FlexKontor“, ein neues Programm zur Archivierung von Unterlagen auf dem Computer – quasi ein digitales „Hängeregister“ für Ihr Betriebsbüro. Im Prinzip ist es aufgebaut wie ein Baum mit Stamm, dicken Ästen, dünnen Ästen und vielen Zweigen.

 

Das heißt, dass ausgehend von einem Oberbegriff , z. B. Sauenhaltung, mehrere Verzeichnisse angelegt sind, z. B. Fütterung, Tierarzt, Versicherung, QS-Prüfung usw. Diese Verzeichnisse lassen sich in weitere Unterordner, Unterunterordner etc. verzweigen, ergänzen oder löschen – je nachdem, wie es für Sie und Ihren Betrieb sinnvoll ist.

 

Erhalten Sie nun per E-Mail das QS-Zertifikat, können Sie es im Handumdrehen im Verzeichnis Sauenfütterung und bei Bedarf auch als Kopie an weiteren Stellen ablegen. Bekommen Sie das Zertifikat in Papierform, scannen Sie es mit einem Scanner ein, der an FlexKontor angeschlossen ist. So können Sie alle Briefe, Rechnungen etc. in Papierform digitalisieren, um sie anschließend zu archivieren. Die Daten liegen dann wahlweise lokal auf Ihrem PC oder in einer Cloud. Praktisch: Dadurch verschwinden lästige Papierberge fast von alleine.

 

Der Clou: Das System kann die Texte der Dokumente, Rechnungen, Visitenkarten etc. lesen. Wenn Sie also über die integrierte Suchfunktion nach einem Begriff suchen, zeigt Ihnen das Programm alle Papiere an, die diesen Begriff im Fließtext enthalten. Mit einem Klick haben Sie das Dokument dann geöff net und können es ausdrucken und z. B. dem Prüfer zeigen.


Machen Sie mit!


Das Programm ist mit einem Kaufpreis von 495 € zzgl. MwSt. und Scanner oder alternativ 20 € Lizenzgebühr pro Monat nicht ganz günstig. Daher will top agrar wissen: Hält es, was es verspricht? Erleichtert es das Ablegen und Wiederfinden von Unterlagen? Wir suchen 60 Landwirte, die Flex- Kontor auf Herz und Nieren prüfen.

 

Die Testkandidaten bekommen das Programm inklusive Scanner zwei Monate lang kostenfrei zur Verfügung gestellt und können nach einer kurzen Telefon-Einweisung sofort mit dem Archivieren loslegen. Selbstverständlich steht auch danach bei Bedarf eine Telefon-Beratung zur Verfügung.

Gefällt Ihnen das Ablagesystem, können Sie es im Anschluss erwerben. Überzeugt es nicht, erlischt der Testzugang. Bereits abgespeicherte Dokumente gehen dabei aber nicht verloren!


So können Sie teilnehmen


Sie möchten endlich Ordnung in Ihrem Betriebsbüro schaffen? Dann melden Sie sich noch heute, spätestens aber bis 14 Dezember 2014, als Testkandidat für FlexKontor an. Alles, was Sie brauchen, sind ein funktionsfähiger PC sowie etwas Zeit und Enthusiasmus, das Ablagesystem zwei Monate lang auszuprobieren. Nach der Testphase teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in einem Fragebogen mit. Die Bögen aller Tester werten wir anschließend anonym aus und berichten über die Ergebnisse im Heft.

 

Anmeldungen sind möglich in der Redaktion top agrar unter Telefon 02501/801 6400 oder per Mail an redaktion@topagrar.com Bitte geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Betriebszweige sowie einen kurzen Grund an, warum Sie mitmachen möchten. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

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