Bisher mussten Arbeitgeber lediglich dann, wenn ein Mitarbeiter mehr als 8 Stunden pro Tag oder an Sonn- und Feiertagen arbeitete, dessen Arbeitszeit erfassen - außerdem bei Minijobs und kurzfristigen Beschäftigungen.

Eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) vom September 2022 verpflichtet Arbeitgeber nun, die Arbeitszeit für alle Mitarbeiter zu erfassen. Dies gilt ab sofort, auch wenn es noch gar keine gesetzliche Regelung dazu gibt. Das geht aus der jetzt vorliegenden schriftlichen Begründung des Gerichtes hervor (Az.: 1 ABR 22/2).

Solange der Gesetzgeber aber noch keine allgemeingültigen Regelungen getroffen hat, gebe es hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung noch einen Spielraum, so das BAG. Entscheidend sei, dass es sich um ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System handele.

Papierform möglich

Daraus folgert der Arbeitgeberverband der Westfälisch-Lippischen Land- und Forstwirtschaft:

• Das Erfassungssystem muss nicht zwingend elektronisch sein, Sie können die Aufzeichnungen auch in Papierform anfertigen und dokumentieren.
• Als Arbeitgeber können Sie ihre Mitarbeiter beauftragen, ihre Arbeitszeit selbst aufzuzeichnen.
• Es gibt keinen festen Zeitpunkt, zu dem Aufzeichnungen vorliegen müssen. Wann die Aufzeichnung erstellt wird, liegt im Ermessen des Arbeitgebers.

Aufgrund der Vorgaben des Mindestlohngesetzes sollten die Aufzeichnungen jedoch spätestens eine Woche nach Arbeitsleistung erfolgen. Auch für den Fall, dass Mitarbeiter die Aufzeichnungen selbst übernehmen, sollten Sie diese am besten wöchentlich kontrollieren. Denn es reicht nicht aus, Arbeitnehmern ein Zeiterfassungssystem anzubieten, vielmehr müssen Sie als Arbeitgeber auch prüfen, ob Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit tatsächlich erfassen.

Konkret erfasst werden, müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, einschließlich Überstunden und Pausen - also die tatsächliche Arbeitszeit.

Die sog. Vertrauensarbeitszeit, die einem Mitarbeiter ermöglicht seine Arbeitszeit weitgehend frei einzuteilen, bleibt auch nach dieser Entscheidung des BAG weiterhin möglich. Allerdings müssen betroffene Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nun zwingend aufzeichnen und der Arbeitgeber muss dies zumindest stichprobenmäßig überprüfen.

Derzeit noch offen ist, ob die Erfassungspflicht auch für leitende Angestellte gilt. Das BAG äußerte sich nicht ausdrücklich zu dieser Frage.

Bei erstmaligem Verstoß noch kein Bußgeld

Die Einhaltung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, überwacht die Arbeitsschutzbehörde. Erfüllen Sie bei einer erstmaligen Kontrolle die Erfassungspflicht noch nicht, darf die Behörde allerdings noch kein Bußgeld verhängen. Um ein Bußgeld zu verhängen muss die Behörde Sie als Arbeitgeber zunächst per Anordnung verpflichten, die Arbeitszeit pflichtgemäß zu erfassen. Erst bei der nächsten Kontrolle ist dann ggf. ein Bußgeld fällig.

Wann und wie der Gesetzgeber das Urteil des Bundesarbeitsgerichtes in ein konkretes Gesetz umsetzen wird, ist übrigens noch nicht bekannt.