Personenbezogene Daten und Einwilligungserklärung

Als personenbezogene Daten gelten sämtliche Informationen, mit deren Hilfe Sie eine Person identifizieren können. Also beispielsweise Name, Alter, Geburtsdatum, Anschrift, Familienstand, Geschlecht, Personalausweisnummer, Sozialversicherungsnummer, Kontonummer, E-Mail-Adresse sowie Schul- und Arbeitszeugnisse.

Benötigen Sie laut DSGVO eine Einwilligungserklärung von Ihrem Mitarbeiter oder Kunden, wenn Sie Daten sammeln, sollten Sie folgendes beachten:

• Sie müssen Ihre Kunden umfassend darüber informieren, welche personenbezogenen Daten Sie in welcher Form erheben und wie Sie diese verwenden und speichern.
• Ihr Kunde, Mitarbeiter oder Geschäftspartner muss wissen, dass er seine Zustimmung jederzeit zurücknehmen kann.
• Ihr Mitarbeiter oder Kunde kann jederzeit von Ihnen Auskunft darüber verlangen, welche Daten Sie von ihm sammeln.
• Aus Ihrer Datenschutzerklärung muss hervorgehen, dass Ihr Mitarbeiter oder Kunde von Ihnen verlangen kann, dass Sie seine Daten berichtigen oder löschen.
• Ihr Mitarbeiter hat ein sogenanntes „Recht auf Vergessenwerden“. D.h. dass Sie seine Daten, falls er mal nicht mehr bei Ihnen arbeitet, auch löschen. Das gilt z.B. auch für Fotos auf Ihrer Betriebswebsite.
• Sie müssen ein Verarbeitungsverzeichnis anlegen. Dort erfassen Sie, welche Daten Sie von wem, für was, wo überall und warum erheben und für wie lange Sie diese nutzen werden,

Beachten Sie auch folgende Punkte:

1. Die Datenschutzerklärung sollte freiwillig sein, d.h. ohne Zwang und Drohung, dass es bei Nichtabgabe negative arbeitsrechtliche Konsequenzen gibt.
2. Der Betroffene muss das Papier unterschreiben, bei Minderjährigen auch deren Eltern.
3. Beschreiben Sie klar und deutlich welche Daten Sie erheben und warum und wofür Sie diese speichern. Ihr Mitarbeiter/ Kunde muss wissen, worin er einwilligt.
4. Listen Sie auch auf, welche Rechte Ihr Mitarbeiter oder Kunde hat (z.B. Widerruf).
5. Informieren Sie darüber, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, wann Sie die Daten löschen und wer darauf Zugriff hat, z.B. auch der Webdesigner um Bilder zur bearbeiten.

Ein Beispiel für eine Musterdatenschutzerklärung finden Sie hier.

Ein Muster für eine Verarbeitungsverzeichnis finden Sie hier.

Infos zu den Betroffenenrechten finden Sie hier.

Das müssen Sie bei Cookies beachten

Sogenannte Cookies sind kleine Dateien, die auf dem Computer des Websitebesuchers gespeichert werden. Ihnen als Websitebetreiber liefern diese Cookies dann bestimmte Infos. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. So dienen Cookies dazu. die Webseiten an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen. Häufig greifen Cookies aber auf personenbezogene Daten zu, wie z.B. die IP-Adresse Ihres Computers. Sie müssen sich also auch hier die Erlaubnis des Nutzers einholen. Das geschieht mit Hilfe des Cookie-Banners. Es erscheint dann beim Besuch der Website ein kleiner Banner mit beispielsweise folgendem Text: „Diese Webseite verwendet Cookies, um Inhalte und Werbung zu personalisieren, Funktionen für soziale Medien anzubieten und um Zugriffe auf unsere Webseite zu analysieren.“ Hier müssen Sie alle Cookies auflisten, die Sie verwenden. Der Nutzer kann dann auswählen, welchen Cookies er zustimmt. Meistens gibt es drei Arten von Cookies:

• Funktionale Cookies speichern die bereits getätigten Angaben des Besuchers, um die Nutzung der Website zu verbessern und personalisieren.
• Performance Cookies sammeln Infos darüber, wie die Webseite genutzt wird. So können Sie als Betreiber die Attraktivität, den Inhalt und die Funktionalität der Webseite verbessern.
• Marketing-/Third Party-Cookies helfen zum Beispiel für den Nutzer zielgruppenorientierte Werbung zu erstellen.

Es gibt aber auch Cookies, die Sie ohne Einwilligung Ihrer Kunden verwenden dürfen. Das sind solche, die Sie benötigen, damit die Website richtig funktioniert. Haben Sie beispielsweise auch einen Online-Shop, benötigen Sie Cookies um Warenkörbe anzulegen.

Bußgeld berechnen

Das Bußgeld wird im Prinzip in fünf Schritten berechnet:

1. Zuerst ist die Größenklasse des Unternehmens ausschlaggebend.
2. Dann entscheidet der mittlere Jahresumsatz der jeweiligen Untergruppe der Größenklasse.
3. Im dritten Schritt ermitteln Sie den dazugehörigen wirtschaftlichen Grundwert.
4. Dieser wird mit einem bestimmten Faktor multipliziert, der von der Schwere der Tatumstände abhängig ist.
5. Im letzten Schritt wird dieser Wert mit täterbezogenen und sonstigen noch nicht berücksichtigten Umständen angepasst.

Das Verfahren soll damit eine nachvollziehbare, transparente und einzelfallgerechte Bußgeldzumessung ermöglichen. Alles wird also möglichst schematisch betrachtet und dann erforderlichenfalls im Einzelfall final angepasst.

Der niedrigste wirtschaftliche Grundwert sind 972 €, wobei dieser Wert einheitlich für Jahresumsätze bis 700.000 € gilt. Je nach Art des DSGVO-Verstoßes (formell oder materiell) und dem Schweregrad der Tat (leicht, mittel, schwer, sehr schwer) wird der wirtschaftliche Grundwert dann mit einem Faktor zwischen 1 und über 12 multipliziert.

Regelmäßig löschen

Misten Sie Ihre Daten regelmäßig aus, denn umso größer Ihre Datenberge sind, umso weniger finden Sie sich zurecht. Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Überprüfen Sie Ihre Daten daher und löschen bzw. vernichten solche, die Sie nicht mehr benötigen:

• Geschäftsbriefe dürfen Sie nach sechs Jahren vernichten
• steuerrelevante Unterlagen müssen Sie zehn Jahre aufbewahren
• Bewerbungsunterlagen können Sie nach sechs Monaten schreddern oder löschen
• Miet- und Pachtverträge müssen Sie sechs bis zehn Jahre zugriffsbereit haben.
• Meldescheine können Sie nach einem Jahr vernichten. Achtung: Die Frist beginnt erst am Tag nach der Ankunft der Feriengäste.
• aller anderen Daten und Dokumente mit personenbezogenen Daten können Sie bereits dann löschen bzw. vernichten, wenn sie diese nicht mehr benötigen. Das ist beispielswiese der Fall, wenn Ihre Feriengäste abgereist sind, dann ist der Vertrag erfüllt.