Einloggen / Registrieren

Startseite

Schlagzeilen
Messen & Termine
Themen
Wir für Euch
Sonstiges

Stilllegung 2024 Agrardiesel-Debatte Bürokratieabbau

topplus Aus dem Heft

Telefon- und E-Mail-Knigge

Lesezeit: 5 Minuten

Benimmregeln sind nur was für Snobs? Keineswegs. Wir zeigen, warum sich Etikette auch auf dem Hof auszahlt.


Das Wichtigste aus Agrarwirtschaft und -politik montags und donnerstags per Mail!

Mit Eintragung zum Newsletter stimme ich der Nutzung meiner E-Mail-Adresse im Rahmen des gewählten Newsletters und zugehörigen Angeboten gemäß der AGBs und den Datenschutzhinweisen zu.

Der (erste) Eindruck zählt – sowohl im persönlichen Gespräch als auch am Telefon oder per E-Mail. Wer seriös und freundlich agiert, sammelt nicht nur menschlich Pluspunkte, sondern präsentiert auch den eigenen Betrieb positiv nach außen. Wer stets auf höfliche Umgangsformen achtet, kann außerdem alte Geschäftsbeziehungen aufleben lassen oder neue Kunden für den Hofladen gewinnen. Einige Knigge-Regeln für Bäuerinnen und Bauern.


Am Telefon: Bitte Lächeln!


Vorab ein Beispiel: Während Sie im Betriebsbüro sitzen und die Daten des Melkroboters überprüfen, klingelt das Telefon. Jetzt heißt es:


  • Zeit nehmen, Gedanken abschließen. Blick vom Bildschirm lösen.
  • Sich mit einem freundlichen Gruß sowie Hof-, Vor- und Nachnamen melden. So überbrücken Sie einerseits das unverständliche Rauschen kurz nach dem Abheben. Andererseits bleibt dem Anrufer das Wichtigste, Ihr Name, am ehesten im Gedächtnis.
  • Lächeln, deutlich sprechen und kurze Sätze verwenden! Dann wirkt Ihre Stimme gleich sympathischer und das Gespräch kann flüssig vonstattengehen.


Wie von Angesicht zu Angesicht gilt außerdem: Zuhören und ausreden lassen. Wer sich den Namen des Anrufers merkt und ihn ein- bis zweimal einfließen lässt, rückt – im übertragenen Sinne – näher an ihn heran. Außerdem suggeriert er echtes Interesse am Anliegen des anderen.


Nicht Jetzt?!


Und was, wenn Sie nicht im Büro, sondern auf dem Trecker sitzen und die Arbeit nur schlecht einstellen können? Dann gilt:


  • Motor kurzzeitig abstellen. Hintergrundgeräusche erschweren nicht nur das Verstehen, sondern können den Gesprächspartner auch verwirren.
  • Telefonat entgegennehmen und sogleich um einen Rückruf bitten.
  • Nicht rangehen und später zurückrufen ist auch eine Option.


Angenommen, Sie selbst versuchen, Ihren Futtermittelberater an die Strippe zu bekommen:


  • Mit der Frage „Passt es Ihnen gerade“ einsteigen.
  • Auf die Stimme am anderen Ende der Leitung achten. Meist gibt sie Aufschluss über den Gemütszustand der betreffenden Person.
  • Gegebenenfalls auch vorschlagen, in 30 Minuten wieder anzurufen. Ihr Gegenüber wird sich wertgeschätzt fühlen.


Für den Fall, dass Sie niemanden erreichen und die Mailbox anspringt: Nicht einfach auflegen. Hinterlassen Sie, nach einer kurzen Pause, eine Nachricht mit Ihrem Namen, dem Grund für Ihren Anruf, Ihrer Nummer und der Bitte um einen Rückruf.


Wenns Mal Knifflig Wird


Gesetzt dem Fall, dass Sie ein schwieriges Gespräch vor der Brust haben und etwa Preisverhandlungen mit Ihrem Viehhändler führen wollen.


  • Vorab einige Argumente zurechtlegen. Stichwortartig auf einem Notizblock vermerken.
  • Den Block während der Diskussion immer mal wieder konsultieren.
  • Zusätzlich aufstehen und im Raum umhergehen. Auf diese Art und Weise verleihen Sie Ihrer Stimme das richtige Maß an Aufmerksamkeit und Souveränität. Und, auch wenn das Telefonat unerfreulich gewesen sein mag, beenden Sie es möglichst mit „Danke für das Gespräch“.


Bei Abmachungen ist es ratsam, eine Zusammenfassung des Gesprächs anzufertigen und sie der anderen Partei per E-Mail zukommen zu lassen.


Wie Die E-Mail so der Hof?


Ohne ihn je gesehen oder gesprochen zu haben, schließt der Empfänger einer E-Mail auch von deren äußerlicher Gestalt auf den Sender sowie dessen Betrieb. Um etwa den Hofladen modern und ordentlich erscheinen zu lassen, sind einige Formalitäten zu beachten.


Die Grundlagen vorab:


  • Eingetroffene E-Mails möglichst innerhalb eines Tages beantworten.
  • Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung und Name des Empfängers sollten korrekt, die Formatierung sinnvoll sein. Ein Gedanke, ein Absatz, lautet die Devise.
  • Die Betreffzeile mit einer prägnanten, nicht mehr als fünfzig Zeichen umfassenden Formulierung füllen.


In einer E-Mail müssen Ansprache und Schlussgrüße zusammenpassen:


  • Wenn Sie jemandem zum ersten Mal schreiben, dann mit „Sehr geehrte Frau Mustermann“ und „Mit freundlichen Grüßen“.
  • Haben Sie bereits mit dem Empfänger gemailt, gehen auch „Hallo, Herr Mustermann“ oder „Viele Grüße“.
  • E-Mails im Namen Ihres Hofladens sollten mit Ihren Kontaktdaten, einer Signatur, abschließen. Das erspart es potenziellen Kunden, Ihre Telefonnummer zu googeln.


Besser nicht machen


Einige Dinge sollte man im E-Mail-Verkehr tunlichst vermeiden: Den Text nicht mit Großbuchstaben oder Smileys spicken. Während erstere im Netz den Eindruck erwecken, als würde man schreien, wirken zweitere in der Geschäftswelt unseriös. Und: Nicht wütend in die Tasten hauen! Das Geschriebene bleibt und Sie können nicht auf den Gesprächspartner eingehen. Eine in Verärgerung verfasste E-Mail kann mehr Schaden anrichten als patzige Worte am Telefon.


Schon gewusst?


Die Abkürzung „cc“ im Sende-Menü einer E-Mail ist englisch und steht für „carbon copy“, Kohledurchschlag. Hier lassen sich die Adressen von Personen eintragen, die zusätzlich zum eigentlichen Empfänger informiert werden sollen, aber nicht direkt involviert sind. Die Nutzung der bcc-Zeile („blind carbon copy“) ergibt Sinn, wenn man eine Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig verschickt und sichergehen will, dass die jeweiligen E-Mail-Adressen nicht an Dritte weitergegeben werden bzw. der Empfänger nicht sieht, wer sonst noch mitliest.


melanie.suttarp@topagrar.com

Die Redaktion empfiehlt

top + Letzte Chance: Nur noch bis zum 01.04.24

3 Monate top agrar Digital + 2 Wintermützen GRATIS

Wie zufrieden sind Sie mit topagrar.com?

Was können wir noch verbessern?

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Wir arbeiten stetig daran, Ihre Erfahrung mit topagrar.com zu verbessern. Dazu ist Ihre Meinung für uns unverzichtbar.