Dokumentation macht einen Großteil des betrieblichen Alltags aus. Wer sich für das papierlose Büro entscheidet, muss oft altbewährte Ordnungssysteme aufgeben. Eine technische Lösung, die Zeit sparen und den Alltag unkomplizierter gestalten kann, ist das Programm top farmplan, das wie top agrar aus dem Landwirtschaftsverlag stammt. Mit dem System lässt sich u.a. die Ackerschlagkartei pflegen. Auch Belege kann man scannen und durch die Texterkennung wiederfinden. Wir haben mit zwei Frauen gesprochen, die seit diesem Jahr mit top farmplan arbeiten. Welche Erfahrungen haben sie mit dem Programm gemacht?
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Reportage
Nie wieder Zettelwirtschaft
Birgit Först braucht Ordnung im Büro. Die digitale Buchhaltung gibt ihr neue Freiräume.
Als Betriebsleiterin kümmere ich mich neben der Familie um den Hähnchenmaststall und die Buchhaltung. Mein Mann Sönke hat einen Vollzeitjob außerhalb des Betriebes und organisiert nebenbei den Ackerbau. Trotz der Zeitersparnis war ich zunächst dagegen, auf ein papierloses Büro umzusteigen. In solchen Alltagssachen bin ich ein Gewohnheitstier. Für mich muss alles seine Ordnung haben. Ich hefte Papiere einfach gerne ab. Außerdem habe ich immer viele Kopien gemacht. Rechnungen hatte ich dann natürlich im Ordner für die Buchhaltung. Daneben habe ich aber z.B. einen extra Ordner für jeden Durchgang im Hähnchenstall gepflegt. Ich mag es einfach, alles beieinander zu haben und die Unterlagen immer genau dort zu finden, wo ich sie brauche. Nach meinem Studium habe ich unter anderem im Qualitätsmanagement in der Ernährungsindustrie gearbeitet. Aus dieser Zeit habe ich viel in mein eigenes Ordnungssystem übernommen.
Schritt für Schritt
top farmplan haben wir letztes Jahr für ein paar Monate getestet. Wir haben es vor allem für die Ackerschlagkartei eingesetzt. Jetzt, zum neuen Wirtschaftsjahr, konnte ich mich dazu durchringen, das Programm für die Buchführung zu nutzen. Anfangs bedeutete das einen erheblichen Mehraufwand. Inzwischen habe ich mich damit angefreundet.
Bevor ich die Dokumente einscanne, versehe ich sie per Hand nach wie vor mit einem Paginierstempel. Je nach Dokumentenart habe ich dafür unterschiedliche Farben und eine fortlaufende Nummer. Außerdem habe ich mir auch im Programm eine Ordnerstruktur angelegt. Beides bräuchte ich theoretisch nicht. top farmplan kann alle Dokumente lesen. Die Suchfunktion erspart mir im Alltag viel Zeit. Dennoch fühlt es sich gut an, zu wissen, wo alles gespeichert ist.
Im Moment nutzen wir top farmplan zu 100 Prozent für die Buchhaltung. Andere Bereiche, zum Beispiel die Versicherungen, kommen nun Schritt für Schritt hinzu.
Ein Büro zum Wohlfühlen
Die Veränderung ist spürbar. Im Büro fühle ich mich jetzt viel wohler. Mit Ordnern tapeziert, waren die Wände einfach erdrückend. Das Ausmisten und Wegwerfen war richtig befreiend! Außerdem diskutieren wir nicht mehr, wo jetzt welcher Zettel ist.“
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Neue Chefin, neues System
Zur digitalen Buchhaltung gab es für Stefanie Renz von vornherein keine Alternative.
Im Moment pflege ich mit top farmplan hauptsächlich die Ackerschlagkartei. Das ist einfach und absolut unkompliziert. Außerdem habe ich alle Daten immer sofort auf dem Handy. Vor allem die Suche per Schlagwort in den digitalisierten Dokumenten spart mir viel Zeit.
Das ist für mich besonders wichtig, weil ich nebenbei noch meinen Master in Tierwissenschaften mache. Dreieinhalb Tage pro Woche bin ich für das Studium in Hohenheim, dreieinhalb Tage arbeite ich Zuhause. Im April bin ich in die Landwirtschaft eingestiegen. Studium und Hof sind eine Herausforderung. Vor allem mit der Masterarbeit vor der Brust. Aber ich weiß, wofür ich es tue. Im Moment führt mein Vater den Betrieb noch im Nebenerwerb. Das soll sich im Zuge der Hofübergabe ändern. Ich möchte den Hof gerne wieder in den Vollerwerb nehmen.
Digital ist normal
Zu Beginn stand für mich, als zukünftige Betriebsleiterin, die Buchhaltung auf dem Aufgabenzettel. Mein Vater hat mich darin unterstützt, die Büroarbeit so zu organisieren, wie ich sie die nächsten Jahre handhaben möchte.
Für mich stand schnell fest: Das mache ich nur digital! Die Vorteile, die das mit sich bringt, überwiegen einfach. Zudem wäre es Unsinn, sich in das bestehende System einzuarbeiten, um es dann in ein paar Jahren auf eine digitale Variante umzustellen.
Das Sommersemester hatte ich mir für den Übergang freigearbeitet. Jetzt im Wintersemester muss ich besser mit meiner Zeit haushalten. Vor allem die regionale Vermarktung unserer deutschen Sattelschweine ist zeitintensiv. Insgesamt haben wir 65 Muttersauen und mästen alle Ferkel selbst. Außerdem bauen wir noch einen neuen Stall nach den höchsten Tierwohlkriterien. Nächstes Frühjahr wollen wir die ersten Schweine einstallen. Mit den Strohschweinen erfüllen wir zukünftig die neuesten Tierwohlstandards. Die Abläufe im Stall digitaler zu gestalten, ist mein nächstes Projekt.“
Büro und Finanzen
