Ist Ihr Mitarbeiter auswärts tätig, kann er Verpflegungspauschalen und Fahrtkosten als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen; es sei denn, Sie als Arbeitgeber ersetzen diese steuer- und sozialabgabenfrei.
Hat Ihr Betrieb mehrere Standorte, können Sie festlegen, welcher als erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters gilt. Sobald er woanders arbeitet, fallen Verpflegungspauschalen und steuerlich absetzbare Fahrtkosten an.
Beispiel: Bernd Weiß betreut auf dem Betrieb von Landwirt Schulze 500 Sauen. Die Hofstelle ist daher seine erste Tätigkeitsstätte. Sie liegt 5 km von seiner Wohnung entfernt. Schulze hat zudem einen 2 000er- Schweinemaststall gepachtet. Von dort sind es 10 km zur Hofstelle und 15 km zu Weiß‘ Wohnung. Zum Ein- und Ausstallen sowie Ställereinigen verbringt er dort regelmäßig ganze Arbeitstage. Die Folge: Für die Tage kann er 12 € Verpflegungspauschale ansetzen. Ebenso für Feldarbeiten, für die er mindestens 8 Stunden unterwegs ist. Daher sollte er festhalten, wann er 8 Stunden und mehr außerhalb der Hofstelle tätig ist.
Bei den Fahrtkosten gilt: Fährt Weiß mit seinem eigenen Pkw von seiner Wohnung zum Maststall, kann er Fahrtkosten entsprechend der gefahrenen Kilometer (15 km x 2 x 0,30 € = 9 € pro Tag) ansetzen. Für die Fahrten von seiner Wohnung zur Hofstelle kann Weiß hingegen nur die Entfernungskilometer absetzen, also 5 km x 0,30 € = 1,50 € pro Tag. Ersetzt Schulze ihm diese Kosten, fallen dafür mindestens pauschale Lohnsteuern an.
Übernachtet der Mitarbeiter während seiner Auswärtstätigkeit, kann er die Kosten in voller Höhe absetzen. Ohne Nachweis, wenn er z. B. bei seiner Familie nächtigt, können Sie ihm pauschal 20 €/Nacht steuerund abgabenfrei erstatten.
Ein Sonderfall gilt z. B. bei Forstarbeitern, die in einem weiträumigen Gebiet arbeiten. Als Arbeitsweg gilt dann die Strecke von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugangspunkt. Fahrten innerhalb des Gebietes kann der Forstarbeiter mit 30 Cent je gefahrenem Kilometer absetzen. Für alle Tätigkeiten, die länger als 8 Stunden dauern, kann er zudem 12 € Verpflegungspauschale ansetzen.
