Daten richtig schützen

Ob Höfe mit Mitarbeitern, Direktvermarkter, Ferienhöfe oder ein Betrieb mit einer Website – alle sind von der Datenschutzgrundverordnung betroffen. Wir zeigen Ihnen, wer was beachten muss und wie Betriebe die Regelungen in der Praxis umsetzen.

Bereits seit Mai 2018 ist die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, in Kraft und ver-schreckt seitdem Landwirte und Direktvermarkter. Viele sind noch immer verunsichert, wie sie die Verordnung richtig umsetzen müssen, um keine Strafen zu riskieren. Denn wollen Sie personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden erheben, verarbeiten und speichern, benötigen Sie dafür grundsätzlich eine Einwilligungserklärung. Welche Infos als personenbezogene Daten gelten und wie eine Erklärung aussieht, lesen Sie unter www.topagrar.com/dsgvo2021. Vielen Landwirten ist aber nach wie vor unklar, in welchen Fällen sie eine Einwilligungserklärung benötigen und wie sie diese in der Praxis einsetzen müssen. Das zeigen auch zahlreiche Rechtsstreitigkeiten zur DSGVO in den letzten Jahren. Vielfach ging es dabei um Auskunfts- und Löschungsrechte von Personen, z.B. vom ehemaligen Mitarbeiter oder vergraulten Kunden. Wir haben uns die wichtigsten Fälle angeschaut und klären, wann Sie um eine Einwilligung nicht herum kommen.

1. Geschäftspartner und Mitarbeiter

Mitarbeiterdaten für die Lohnabrechnung brauchen Sie zwingend, um einen Vertrag zu erfüllen. Sie haben also einen gesetzlichen Rechtfertigungsgrund, wenn Sie die Daten erfassen. Diese Infos dürfen Sie ohne Einwilligungserklärung erheben, speichern und nutzen. Sie können die Daten weiterhin an Ihren Steuerberater zur Lohnabrechnung, Buchhaltung und Steuererklärung schicken. Senden Sie die Daten per Mail, verschlüsseln Sie diese unbedingt. Auch die Bewerbungen Ihrer Mitarbeiter oder deren Krankmeldungen können Sie ohne Einwilligung aufbewahren, denn diese sind vielleicht einmal haftungsrechtlich relevant.

Bei vielen Betrieben hängt eine Geburtstagsliste der Mitarbeiter aus. Diese dürfen Sie allerdings nur aushängen, wenn Sie von jedem eine schriftliche Einwilligung eingeholt haben. Wer sich weigert, darf nicht auf der Geburtstagsliste stehen.

Erfassen Sie besipielsweise Arbeitszeit und GPS-Daten der Mitarbeiter auf dem Schlepper, zählt auch das als Datenerhebung. Hier brauchen Sie ebenfalls eine Einwilligungserklärung u.a. auch wegen der Möglichkeit der Leistungskontrolle.

Tipp: Stellen Sie einen neuen Mitarbeiter oder Azubi ein, reicht eine Klausel zum Datenschutz im Arbeitsvertrag in der Regel nicht aus. Sie benötigen eine eigene Einwilligungserklärung, z.B. für die Benutzung von Fotos, die Sie sich von ihm unterschreiben lassen und aufbewahren müssen.

Ihre Geschäftspartner müssen Sie einmal schriftlich auf die Betroffenenrechte hinweisen und angeben, welche Daten Sie sammeln. Notieren Sie am besten, wann Sie wen informiert...

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