Ob GbR, KG oder GmbH, ob zwei Gesellschafter oder fünf – mit einem ausführlichen Gesellschaftsvertrag können Sie unnötige Konflikte verhindern.
Eine Gesellschaft ist nur so gut wie die Zusammenarbeit und Absprachen der Mitglieder. Mündliche Abmachungen reichen aber nicht aus. Schließen Sie unbedingt einen umfassenden Gesellschaftsvertrag ab und lassen Sie diesen von allen Beteiligten formgerecht unterzeichnen. Überlegen Sie sich vorher aber genau, was wichtig ist. Berücksichtigen Sie alle Eventualitäten, auch wenn man sich nicht gerne mit einigen auseinandersetzen möchte. Nur so können Sie mögliche spätere Auseinandersetzungen und Konflikte vermeiden oder mindern. Wir haben die wichtigsten Punkte aufgelistet, die in einen Vertrag hineingehören und uns angeschaut, was Sie bei der Vertragsgestaltung beachten sollten:
1. Name bzw. Firma:
Überlegen Sie sich einen Namen für die Gesellschaft. Bei Handelsgesellschaften spricht man von Firma. Der Name bzw. die Firma muss sich von anderen Gesellschaften unterscheiden, damit es nicht zu Verwechslungen kommt. Buchstabenkombinationen, z.B. die Initialen der Gesellschafter, sind aber nicht unbedingt sinnvoll. Die „BDY-GmbH“ prägt sich sicherlich nicht direkt bei zukünftigen Vertragspartnern ein. Auch ein Verweis auf die Rechtsform ist wichtig – bei Handelsgesellschaften ist dies Pflicht.Tipp: Recherchieren Sie vorher, ob es den von Ihnen angedachten Namen bzw. die Firma vielleicht schon gibt. Unter www.handelsregister.de können Sie sämtliche eingetragene Unternehmen suchen.
2. Firmensitz:
Der Sitz Ihrer Gesellschaft ist die Adresse, an der Sie die Verwaltung der Gesellschaft führen, also grundsätzlich der Betriebsmittelpunkt. Beachten Sie aber: der Sitz der Gesellschaft und die Geschäftsanschrift müssen nicht identisch sein. Die Geschäftsanschrift, also z.B. die Anschrift des Geschäftsführers der GmbH, bestimmt nicht automatisch den Sitz. Handelsgesellschaften müssen zwar die Geschäftsanschrift beim Handelsregister anzeigen. Diese Anschrift sollten Sie aber grundsätzlich nicht in Ihren Gesellschaftsvertrag aufnehmen. Denn wollen Sie die Anschrift nachträglich ändern, ist das sehr mühsam, da Sie den Vertrag ändern müssen. Dazu benötigen Sie gegebenenfalls wiederum eine notarielle Beurkundung.3. Geschäftsjahr:
Jeder Gesellschaftsvertrag muss eine Regelung zum Geschäftsjahr der Gesellschaft haben. Das Geschäftsjahr kann hierbei vom Kalenderjahr abweichen. Das ist gerade in der Landwirtschaft sinnvoll.4. Geschäftsfelder:
Was ist der sogenannte Gegenstand Ihres Unternehmens? Also womit will die Gesellschaft Geld verdienen, was sind ihre Ziele und Geschäftsfelder? Handelsgesellschaften müssen den „Gegenstand“ des Unternehmens im Übrigen auch im Handelsregister eintragen lassen.Gerade, wenn sich die Gesellschaft aus mehreren verschiedenen Gesellschaftern zusammensetzt, sollten Sie den Gegenstand des Unternehmens genau definieren. Denn die Geschäftsführer dürfen nur in diesem Bereich handeln. So verhindern Sie, dass er Geschäfte abschließt, die der Gesellschaft schaden, als Wettbewerb anzusehen sind oder aus anderen Gründen nicht erfolgen sollen.
Halten Sie die gewünschten Ziele im Vertrag fest. Wollen Sie z.B. nur eine gemeinschaftliche Saatgutvermehrung betreiben und keine Tierhaltung, sollten Sie das konkret aufnehmen und den Gegenstand der Gesellschaft nicht zu allgemein als „landwirtschaftlichen Betrieb“ beschreiben. Besonders, wenn Sie bei der Gründung absprechen, dass neben den vereinbarten Geschäftsfeldern keinerlei andere geschäftliche Aktivitäten erwünscht sind.
Wollen Sie die Tätigkeitsfelder hingegen bewusst nicht von Beginn an begrenzen, sollten Sie den Gegenstand Ihres Unternehmens nicht zu eng fassen. Das gilt z.B. wenn Sie als Maschinengemeinschaft bei der Gründung zwar vorwiegend die eigenen Felder bewirtschaften, aber auch darüber nachdenken, in Zukunft Lohnarbeiten anzubieten.
5. Beginn und Dauer:
Legen Sie ein Datum für den Beginn der Gesellschaft fest. Die Gesellschaft sollte erst beginnen, nachdem Sie diese im Handelsregister eingetragen haben. Das ist z.B. bei einer KG wichtig. Denn hier ist gesetzlich vorgeschrieben, dass auch die Kommanditisten – die normalerweise nur begrenzt haften – mit ihrem privaten Vermögen für Geschäfte haften, die vor der Eintragung im Handelsregister abgeschlossen wurden. Ähnlich ist es, wenn eine GmbH bereits vor ihrer Eintragung Geschäfte abschließt. Denn dann wird das Stammkapital der Gesellschaft belastet. Das ist unzulässig und führt zur vollen Haftung.Jeder Vertrag muss auch eine Regelung zur Dauer der Gesellschaft enthalten. Jede gesellschaftsrechtliche Beziehung endet irgendwann, zum Beispiel weil sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen oder Ziele der Gesellschafter verändern. Oft gibt es auch Probleme, wenn der Generationswechsel ansteht und die Nachfolger andere Vorstellungen haben als die Gründungsgesellschafter. Die Formulierung „Die Gesellschaft wird auf unbestimmte Zeit geschlossen“ ist daher in der Regel nicht ausreichend.
Vereinbaren Sie am besten eine Festlaufzeit, in welcher der Gesellschaftsvertrag nicht durch ordentliche Kündigung beendet werden kann. Die Dauer der Festlaufzeit sollten Sie sorgfältig wählen. Beträgt die Laufzeit nur ein Jahr, kann sich die Gesellschaft wirtschaftlich nicht richtig entwickeln. Ist die Laufzeit zu lang, z.B. zehn Jahre, könnten sich in dieser Zeit die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen erheblich verändern.
Vielfach bietet sich eine Festlaufzeit von fünf Jahren an. Ist diese abgelaufen, können Sie den Vertrag problemlos verlängern. Alternativ können Sie direkt im Vertrag festhalten, dass sich die Dauer der Gesellschaft nach dem Ablauf der Festlaufzeit erneut um eine bestimmte Zeit verlängert.
6. Pflichten:
Halten Sie fest, wer Gesellschafter ist und welche Beteiligung sowie Leistungsverpflichtungen er hat. Beispielsweise, ob er Einlagen einbringen muss, oder welche Arbeitsverpflichtungen er gegenüber der Gesellschaft hat. Beachten Sie, dass der Umfang der Beteiligung zum Beispiel Einfluss auf Stimmrechte in den Gesellschafterversammlungen sowie auf Gewinnbeteiligungen und Entnahmerechte hat.7. Geschäftsführung:
Regeln Sie die Vertretung der Gesellschaft nach außen, also gegenüber Dritten (siehe Kasten). Das übernimmt der Geschäftsführer, welcher auch zeitgleich Gesellschafter sein kann. Wollen Sie auf Nummer sicher gehen, können alternativ auch zwei Geschäftsführer gemeinschaftlich vertretungsberechtigt sein. Bei einer GbR z.B. haben alle Gesellschafter die Geschäftsführung gemeinschaftlich inne, aber nur, wenn Sie keine andere Regelung festhalten.Klären Sie auch, was der Geschäftsführer genau darf. Kann er beispielsweise eigenmächtig ohne die Zustimmung aller Gesellschafter einzuholen, entscheiden, dass die Gesellschaft einen Schlepper benötigt und diesen kaufen? Halten Sie im Gesellschaftsvertrag fest, dass der Geschäftsführer, der die Gesellschaft nach außen vertritt, für bestimmte Rechtsgeschäfte die Zustimmung der Mitgesellschafter benötigt. Sie können zum Beispiel bestimmen, dass für Geschäfte, die mehr als 20000 € netto betragen oder auch beim Abschluss von Kauf- sowie Pachtverträgen, die vorherige Zustimmung aller Gesellschafter einzuholen ist. Das gleiche sollte für betriebsfremde Geschäfte gelten.
In der Praxis beschließen die Gesellschafter gerade in kleinen Gesellschaften meist ohne besondere Förmlichkeiten einzuhalten, ob und gegebenenfalls welche Investitionen sie tätigen wollen, oder ob sie eine neue Arbeitskraft einstellen. Dennoch sollten Sie im Gesellschaftsvertrag Regeln zur Beschlussfassung der Gesellschafter aufnehmen. Beispielsweise, dass bei bestimmten Angelegenheiten und Entscheidungen eine Gesellschafterversammlung einzuberufen ist. Dabei sollten Sie auch das Stimmrecht der einzelnen Gesellschafter festlegen.
Es reicht in der Regel nicht aus, wenn im Vertrag steht, dass für eine Beschlussfassung die Mehrheit der Stimmen nötig ist. Bei wichtigen Entscheidungen sollten vielmehr einstimmige Entscheidungen vorgesehen werden oder aber mindestens eine Mehrheit von 75% der Stimmen. Das sollte beispielsweise für eine Beschlussfassung zur Auflösung der Gesellschaft, die Aufnahme neuer Gesellschafter, den Ausschluss von Gesellschaftern oder aber Änderungen der Gewinnverteilung gelten. Diskutieren Sie mit Ihren Mitgesellschaftern, was Ihre Interessen sind und behalten Sie auch die Interessen der Gesellschaft als Gesamtheit im Blick.
8. Entnahmerechte:
Klären Sie, welche Entnahmerechte die einzelnen Gesellschafter haben, z.B. ob sie beliebig Gewinnanteile entnehmen können oder ob dazu die Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung notwendig ist. Denken Sie dabei immer an das Wohl der Gesellschaft – es ist sicherlich nicht im Interesse der Gesellschaft, wenn sich die Gesellschafter jederzeit frei am Gewinn bedienen können.9. Jahresabschluss:
Nicht nur bei Handelsgesellschaften sollten Sie festlegen, innerhalb welcher Frist und in welcher Weise der jeweilige Jahresabschluss aufzustellen ist. Regeln Sie im Vertrag außerdem, welche Gesellschafterkonten zu bilden sind.10. Austreten und abfinden:
Halten Sie im Vertrag fest, unter welchen Bedingungen ein Gesellschafter die Gesellschaft verlassen kann und welche Form und Frist er bei einer Kündigung einhalten muss. Nehmen Sie auch auf, ob und wann dann eine sogenannte Anschlusskündigung stattfinden darf. D.h. welcher Zeitraum zwischen zwei Kündigungen liegen muss. Denn wenn mehrere Gesellschafter zeitnah hintereinander die Gesellschaft verlassen wollen, kann das unter Umständen das wirtschaftliche Ende der Gesellschaft bedeuten.Klären Sie auch, welche Abfindung dem ausscheidenden Gesellschafter zusteht und ob diese Abfindung in Jahresraten oder aber sofort fällig ist. Wenn Sie über die Abfindung nachdenken, sollten Sie die Interessen der verbleibenden Gesellschafter berücksichtigen. Wenn der austretende Gesellschafter eine Abfindung in Höhe des gesamten wirtschaftlichen Wertes seiner Beteiligung bekommt, gefährdet das unter Umständen die Existenz der Gesellschaft. Denn wird der Gesellschafter, der kündigen möchte bei der Abfindung beschränkt schlechter gestellt, stellen Sie sicher, dass ein Gesellschafter nicht schon beim kleinsten Problem kündigt.
11. Jemanden ausschließen:
Man hofft bei der Gründung zwar, dass untereinander alles „glatt“ läuft, aber Sie sollten auch eine Regelung für den Fall finden, dass Sie einen Gesellschafter ausschließen wollen oder müssen. Also z.B. weil er insolvent ist oder Sie ihm nicht mehr vertrauen können, da er Geld unterschlagen hat.12. Anteile übertragen:
Wenn Sie im Gesellschaftsvertrag nichts anderes vereinbaren, kann grundsätzlich jeder Gesellschafter seine Beteiligung an der Gesellschaft an eine dritte Person abtreten. Häufig ist es aber nicht vorteilhaft, wenn ein Fremder die Gesellschaftsanteile übernimmt. Klären Sie vertraglich, ob die Abtretung gesellschaftsrechtlicher Beteiligungen der Zustimmung der Mehrheit oder sämtlicher Gesellschafter bedarf. Regeln Sie auch, ob eine Ausnahme gilt, wenn ein Gesellschafter seinen Anteil an seinen Ehepartner oder Nachwuchs abtreten will.13. Todesfall:
Bei einem Todesfall geht die gesellschaftsrechtliche Beteiligung mit sämtlichen Rechten und Pflichten des verstorbenen Gesellschafters ohne vertragliche Regelung grundsätzlich auf dessen Rechtsnachfolger über. Hatte der Verstorbene dann kein Testament, kann der Tod eines Gesellschafters zur Folge haben, dass plötzlich dessen Ehepartner und ggf. mehrere Nachkommen – zum Teil auch minderjährige Kinder – Mitgesellschafter werden.Jeder Gesellschaftsvertrag sollte also auch Regelungen zu den Konsequenzen des Todes eines Gesellschafters enthalten. Insbesondere, ob die Rechtsnachfolger des Verstorbenen in die Gesellschaft eintreten oder ausscheiden. Vielfach wird das Ausscheiden vereinbart. Dann sollte der Vertrag aber auch die Abfindung regeln. Wenn Sie zu Gunsten der Rechtsnachfolger des Verstorbenen eine Barabfindung vereinbaren, sollten Sie im Vertrag klären, auf welcher Grundlage diese Abfindung zu ermitteln ist. Falls der Gesellschaftsvertrag hierzu keine Regelung enthält, müssen Sie in der Regel den Verkehrswert der gesellschaftsrechtlichen Beteiligung ermitteln und der Abfindung zugrunde legen. Diese Wertermittlung ist allerdings streitanfällig und auch kostenintensiv, zumal nur fachkundige Gutachter den Wert der Beteiligung angemessen ermitteln können.
14. Auflösung:
Was passiert, wenn Sie die Gesellschaft einmal auflösen wollen? Daher sollten Sie schließlich auch im Gesellschaftsvertrag bestimmen, wer in diesem Fall die Liquidation durchführt und in welchem Rahmen diese erfolgen soll.Bei einem Gesellschaftsvertrag kommt es also auf viele Details an. Ziehen Sie unbedingt einen Berater hinzu und wirken aktiv bei der Gestaltung des Vertrages mit!-mm-
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