Wir zeigen, wie Sie den passenden Mitarbeiter für den Betrieb finden und was sich für Sie als Betriebsleiter mit dem ersten Mitarbeiter verändert.

topagrarSerie

Thomas Meier und sein Sohn Matthias (alle Namen frei erfunden) arbeiten gemeinsam auf dem familieneigenen Milchviehbetrieb mit 140 Kühen. Matthias will mit einer Milchtankstelle und eigenem Käse in die Direktvermarktung einsteigen. Dadurch hat er weniger Zeit für die Arbeit auf dem Hof. Er und sein Vater entscheiden sich daher, ihren ersten Mitarbeiter einzustellen. Doch wie finden die beiden den richtigen?

Wie in unserem Beispiel, geht es immer mehr Betrieben: Irgendwann sind sie auf Fremdarbeitskräfte angewiesen.

Anforderungen an den Betriebsleiter

Gerade der erste Mitarbeiter ist ein großer Schritt. Denn dieser kostet nicht nur Geld, sondern damit ist auch ein Rollenwechsel verbunden: Der Betriebsleiter wird zur Führungskraft. Thomas und Matthias Meier überlegen daher, welche Aufgaben auf sie zukommen:

• Die beiden Betriebsleiter müssen Aufgaben und Verantwortung abgeben. Sie müssen auch damit leben können, dass ihr Mitarbeiter Aufgaben anders erledigt als sie und neue Ideen einbringt.
• Vater und Sohn müssen eine Richtung vorgeben. Sie müssen jede Woche schon vorher strukturieren, um Aufgaben an den Mitarbeiter abzugeben.
• Sie müssen ihren Mitarbeiter motivieren. Wächst den beiden die Arbeit über den Kopf und empfinden sie diese als Belastung, wie soll der Mitarbeiter dann Freude an der Arbeit beibehalten?
• Sie müssen sich mit ihrem Mitarbeiter und seinen Anliegen beschäftigen.

Doch nicht nur die beiden Betriebsleiter müssen sich der neuen Aufgabe gewachsen sehen. Gerade als Familienbetrieb muss auch ihre Familie hinter der Idee stehen, einen Mitarbeiter zu beschäftigen. Daher sprechen die beiden vorab mit den anderen Familienmitgliedern auf dem Hof, wie diese zu dem Schritt stehen.

Neben diesen weichen Faktoren müssen die Landwirte natürlich auch die Kosten für einen Mitarbeiter im Blick haben. Wer z.B. eine Vollzeitkraft mit 13,40 €/h entlohnt, muss inklusive Arbeitgeberkosten wie beispielsweise Sozialversicherungen jährlich mit mindestens 35000 € rechnen. Bei Teilzeit- oder Hilfskräften ist der Aufwand entsprechend niedriger. So kostet eine 450-Euro-Kraft sie ca. 7000 € im Jahr. Diese Kosten müssen Meiers aus ihrem Gewinn erwirtschaften.

Wer keine Erfahrung im Umgang mit Mitarbeitern hat, der kann mit einer Aushilfe starten. Diese ist nicht die ganze Zeit auf dem Hof, sodass man sich als Betriebsleiter nach und nach an die neue Rolle gewöhnt. Meiers entscheiden sich dagegen. Zum einen, da mehr Arbeit anfällt, als eine 450-Euro-Kraft stemmen kann. Zum anderen hatte Thomas bereits Auszubildende, sodass er sich im Umgang mit Mitarbeitern sicher fühlt.

Stärken des Betriebs nennen

Melken, Einstreuen, Füttern, Ackern, eine landwirtschaftliche Ausbildung, Fachschulabschluss, teamfähig aber auch selbstständig…

Schnell schreibt Matthias einige Stichpunkte auf, die der neue Mitarbeiter mitbringen soll.

Das Stellenprofil ist das A und O bei der Mitarbeitersuche. Thomas Meier ist da realistischer. Er überlegt zunächst, welche konkreten Aufgaben er an den neuen Mitarbeiter abgeben will und welche nicht. Nur so können er und sein Sohn ein zutreffendes Stellenprofil mit den Anforderungen an den Mitarbeiter entwickeln.

Denn jeder hat Stärken und Schwächen: So arbeiten einige sehr eigenverantwortlich, andere dagegen scheuen Veränderungen und arbeiten lieber nach einer festen Routine. Meiers versuchen daher, herauszustellen, warum ein neuer Mitarbeiter gerade bei ihnen „glücklich“ wird und was das Besondere auf ihrem Hof ist.

Zum einen sind die Aspekte Arbeitszeit wichtig: Meiers wollen dem Mitarbeiter drei freie Wochenenden im Monat bieten und 28 Urlaubstage im Jahr. Als Alleinstellungsmerkmal sehen sie z.B. die Arbeit im Team. Doch statt der Floskel Arbeiten im Team schreiben die beiden konkret: „Sie melken immer zu zweit.“

Als Stütze für ihr Stellenprofil stellen sich Meiers folgende Fragen:

• Welche Tätigkeiten soll die neue Kraft übernehmen?
• Wie soll der Mitarbeiter diese ausführen? Was ist besonders wichtig?
• Welche Ziele wollen wir mit dem Mitarbeiter erreichen? ▶
• Welche fachlichen und persönlichen Qualifikationen braucht der neue Mitarbeiter für die Aufgaben?
• Welcher Typ Mensch passt zu unserem Team?
• Was bieten wir als Betrieb?
• Brauche ich für die Erledigung der Aufgaben eine Vollzeitstelle oder reicht eine Teilzeitstelle oder Aushilfe?

Die beiden binden auch das Familienteam mit ein, als sie die Stellenbeschreibung erarbeiten. Außerdem lassen sie sich ein paar Tage Zeit für den Prozess. Sie nehmen sich die Stellenbeschreibung immer wieder vor. So werden ihre Anforderungen immer konkreter. Je besser die beiden wissen, was sie von dem neuen Mitarbeiter erwarten, desto einfacher wird die Suche auch für die Kandidaten.

Die Anforderungen aus dem Stellenprofil schreibt Matthias dann in eine Stellenanzeige. Er weiß: Der erste Eindruck zählt. Kurze präzise Sätze und Aufzählungen verbessern den Lesefluss. Bleiben beim ersten Lesen mehrere Fragen offen, weckt die Stellenanzeige wenig Interesse.

Dort suchen die Bewerber

Steht die Stellenanzeige, geht es an die Verbreitung. Matthias Meier dreht den Spieß um und fragt sich, wo er als potenzieller Mitarbeiter suchen würde.

• Aushilfen wechseln nicht für den Job den Wohnort. Sie gehen meist einem Beruf oder einer Ausbildung nach und suchen nur nach einem Nebenverdienst. Hier würde Matthias in der Region suchen z.B. über ein Inserat in der Lokalzeitung, einen Aushang im Supermarkt oder im Bekanntenkreis nachfragen. Online würde er über Webseiten für Kleinanzeigen, z.B. bei Ebay Kleinanzeigen, schauen.
• Für ausgebildete Kräfte oder Fach- und Führungskräfte, z.B. einen Herdenmanager, kann eine überregionale Suche über Fachmagazine, Online-Jobportale, Personalvermittler oder über die Arbeitsagentur sinnvoll sein.
• Jüngere Kandidaten, z.B. für einen Ausbildungsplatz oder eine Gesellenstelle, finden sich vor allem über einen Social-Media-Auftritt – Instagram und Facebook – oder über Aushänge an der Berufs- und Fachschule, und über das Netzwerk des Ausbildungsberaters.
• Saisonale Erntehelfer würde Matthias über Aushänge an Hochschulen für den Zeitraum der Semesterferien suchen oder bei Ebay Kleinanzeigen gucken.
• Ausländische Saisonarbeitskräfte finden sich auf speziellen Onlineportalen.

Wichtig ist, immer mehrgleisig zu fahren. Daher kombiniert Matthias verschiedene Kanäle und erhöht damit seine Chancen: Er inseriert in einem Fachmagazin, nutzt überregionale Jobportale, stellt die Anzeige bei Instagram ein und macht Aushänge an der Fachschule. Außerdem fragt er in seinem Bekanntenkreis, ob jemand jemanden kennt…

Tipps für das Vorstellungsgespräch

Auf die Stellenanzeige von Thomas und Matthias Meier haben sich vier Bewerber gemeldet. Matthias würde am liebsten alle einladen, doch so ein Vorstellungsgespräch kostet auch Zeit. Daher prüft Thomas Meier erst einmal, welche Bewerber am besten passen. Dabei hilft ihm das vorher erstellte Stellenprofil.

Bei schriftlichen Bewerbungen zeigt die Art des Anschreibens, ob der Bewerber interessiert ist oder nur Floskeln aneinanderreiht. Drei potenzielle Bewerber rufen allerdings direkt bei Meiers an. Thomas vereinbart mit allen einen Telefontermin und lernt sie so schon einmal kennen, bevor er zwei zu einem persönlichen Gespräch einlädt. Nun gilt es, sich gut auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.

Die Betriebsleiter gehen gemeinsam wichtige Tipps für die Durchführung eines Vorstellungsgespräches durch:

• Wir müssen einen Ort auswählen, an dem uns niemand stört, beispielsweise das Betriebsbüro. Wir sollten etwa eineinhalb Stunden Zeit einplanen.
• Die Bewerber sollten Zeugnisse, Zertifikate und ggf. auch den Lebenslauf zum Vorstellungsgespräch mitbringen.
• Zu Beginn des Gespräches stellen wir unseren Hof und die Tätigkeit kurz vor.
• Außerdem bitten wir die Bewerber, sich ebenfalls vorzustellen.
• Im weiteren Verlauf wollen Vater und Sohn herausfinden, ob der Bewerber die Erwartungen aus dem Stellenprofil erfüllt. Technische Qualifikationen wie Führerscheine oder Sachkundenachweise lassen sich relativ einfach nachprüfen. Auch Schul- und Berufsabschlusszeugnisse geben Aufschluss über den fachlichen Leistungsstand.

Persönliche Eigenschaften oder methodische Fähigkeiten sind schwieriger zu beurteilen. Hier helfen Zeugnisse von vorherigen Arbeitgebern. Folgende Fragen wollen beide den Bewerbern stellen. Sie geben Rückschlüsse auf persönliche Kompetenzen und Eigenschaften:

• Wie lösen Sie ein bestimmtes betriebliches Problem, z.B. die Mastitisrate der Kühe steigt stark an.
• Welche besonderen Projekte hatten Sie bei Ihren vorherigen Arbeitgebern?
• Was hat Ihnen in Ihrer vorherigen Stelle besonders viel Spaß gemacht?
• Die beiden wollen auch darauf achten, welche Fragen der Bewerber stellt. An diesen Fragen lassen sich auch Interessen und Fähigkeiten ableiten.

Thomas Meier macht sich im Gespräch Notizen zu den Antworten der Bewerber, damit er sich diese für die spätere Entscheidung noch einmal vor Augen führen kann.

Bei beiden verliefen die Gespräche gut. Nach den Gesprächen im Büro gehen Thomas und Matthias mit den Kandidaten über den Betrieb. Sie zeigen ihren Bewerbern den potenziellen Arbeitsplatz und stellen ihn auch schon der Familie vor. So können die Familienmitglieder sich auch einen ersten Eindruck verschaffen und ihre Empfehlung geben. Ebenfalls lassen sie beide einige Tage Probearbeiten, damit sich beide, Meiers und die Kandidaten, ein Bild in der Praxis machen können.

Dann steht die Entscheidung an. Meiers haben beiden Kandidaten gesagt, dass sie noch einen Tag Bedenkzeit brauchen und am nächsten Tag anrufen. Das gibt nicht nur Meiers, sondern auch den Bewerbern etwas Zeit für ihre Entscheidung.

Wichtige Einarbeitungszeit

Meiers haben sich entschieden. Sie wollen Anna Fiedler einstellen, die sich über die Zusage freut. Damit sie sich direkt wohl fühlt, wollen die beiden sie bestmöglich einarbeiten. Die beiden Betriebsleiter bereiten sich auf den ersten Arbeitstag von Anna vor. Matthias Meier wird der direkte Ansprechpartner für Anna, dadurch herrscht Klarheit für alle Beteiligten.

Die erste Zeit ist die entscheidende Phase bei der Mitarbeitereinstellung. Sie dient einerseits dazu, fachliche Anforderungen zu erklären, aber auch dazu, den neuen Betrieb mit seinen Gepflogenheiten kennenzulernen und sich in das Team zu integrieren.

Die Einarbeitungszeit hängt stark von dem Arbeitsbereich ab. Sie kann eine Woche, einen Monat oder auch mehrere Monate andauern. Da Anna vielseitige Arbeiten im Stall übernehmen soll, wie Melken, Füttern und die Behandlung der Tiere, planen die beiden Betriebsleiter eine Einarbeitungszeit von zwei Monaten ein. Wichtig ist auf jeden Fall, dass ihre neue Mitarbeiterin alle Arbeitsfelder kennenlernt und sich gut gerüstet fühlt. Um Probleme direkt zu klären, will Matthias regelmäßig Feedbackgespräche mit Anna führen. Langfristig ist es ihm nicht nur ein Anliegen, dass sie die gestellten Aufgaben erfolgreich erledigt, sondern sie auch gut zufrieden auf dem Hof der Meiers ist und sich wohl fühlt. ▶

Ihr Kontakt zur Redaktion: maike.schulze-harling@topagrar.com

Unsere Autorin

Jane Kröger, Landwirtschaftskammer Schleswig-Holstein