Mit top farmplan bringt top agrar ein Organisations-Multitalent als mobile App und für den PC. Machen Sie jetzt für drei Monate den kostenlosen Test.
Trotz PC und Smartphone: Papier beherrscht nach wie vor den Büroalltag. Rechnungen kommen fast immer per Post, Behörden dürfen die Korrespondenz nur selten digital abwickeln und bei Lieferscheinen kommt man um die gedruckte Form kaum herum. Wir bieten Ihnen mit top farmplan jetzt eine digitale Lösung, um den Überblick über den Papierberg zu behalten.
Rückgrat des Systems ist Ihr persön-licher „Aktenschrank“. Das ist ein Cloud-Speicher, in dem Ihre Daten verlustsicher und geschützt vor dem Zugriff anderer liegen. Die Server sind in Deutschland, und sie sind nach aktuellen Standards zertifiziert. Durch die Aufteilung auf zwei Standorte gehen die Daten selbst beim Totalverlust einer Anlage, zum Beispiel durch einen Brand, nicht verloren. Die Größe Ihres persönlichen Speichers bei top farmplan beträgt zunächst fünf Gigabyte, das entspricht etwa 2 000 Digitalfotos im JPG-Format.
Sie können Ihren top farmplan-Speicher wie eine Festplatte nutzen. Der Zugriff ist mit PC, Smartphones oder Tablets möglich, sobald ein Internetzugang vorhanden ist.
Unsere top farmplan-App für iOS und Android bringt Ihnen aber noch weiteren Nutzen: Die App ist in der Lage, Dokumente zu digitalisieren. Aus einer gedruckten Vorlage wird per Smartphone-Foto ein durchsuchbares PDF. Damit passen die Aktenberge im Büro in Ihre Westentasche. Sie haben mit Ihrem Smartphone Zugriff auf Ihre Dokumente, sobald Sie im Netz sind. Außerdem enthält top farmplan eine Adressverwaltung und einen E-Mail- Client, also ein Mailprogramm. Die wichtigsten top agrar-News sind serienmäßig integriert. Dabei legen Sie unter „Widget“ fest, aus welchem Themenbereich die Nachrichten angezeigt werden sollen.
So starten Sie Ihre Testphase:
Das Registrieren ist einfach und läuft über Smartphone oder PC. Besuchen Sie dazu die Website www.topfarmplan.de und wählen Sie die Schaltfläche oben rechts für den kostenlosen Test.Hier können Sie sich, wenn vorhanden, mit Ihren top agrar online-Zugangsdaten anmelden und sich so bei der Registrierung die Eingabe Ihrer persönlichen Daten sparen. Nachdem Sie sich registriert haben, können Sie diese Zugangsdaten für die App und das Webportal nutzen.
Für top agrar-Abonnenten kostet top farmplan 3,99 € im Monat. Der reguläre Preis liegt bei 4,99 €. Bei der Anmeldung werden Ihre Kontodaten erfasst. Falls Sie nicht innerhalb des Testzeitraums kündigen, beginnt das Abo automatisch. Das Abo können Sie dann halbjährlich, jeweils vier Wochen vor Ablauf, stoppen. Übrigens: Falls Sie Fragen zum System haben, steht Ihnen unser Service per Telefon oder E-Mail zur Verfügung.
Der Zugriff auf top farmplan funktioniert über zwei Wege: per App mit Smartphone oder Tablet und per Webportal über www.topfarmplan.de aus dem Büro. Wir liefern Ihnen mit top farmplan einen Vorschlag für eine übersichtliche Dateistruktur. Diesen können Sie übernehmen und an Ihre Bedürfnisse anpassen oder Sie bauen Ihre eigene Struktur. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten.
Eigene Ordner anlegen:
Wenn Sie größere Änderungen vornehmen wollen, empfehlen wir den Zugang per PC und Webportal. Hier sehen Sie nach einem Klick auf „Aktenschrank“ die Verzeichnisstruktur auf der linken Seite.Beim Überfahren der einzelnen Ordner mit dem Mauszeiger erscheint ein kleiner Stift, ein Klick darauf öffnet ein Kontextmenü. Hier können Sie Unterordner hinzufügen, umbenennen und verschieben. In der App tippen Sie in der Aktenschrank-Ansicht oben links auf das Linien-Symbol. Neben dem Feld „Eigene Ordner“ erscheint die Schaltfläche „Bearbeiten“. Per Tipp darauf erstellen oder löschen Sie Ordner. Beim Erstellen erscheint ein kleines Fenster, hier vergeben Sie einen Namen und wählen dann aus, an welcher Stelle im Verzeichnis der neue Ordner liegen soll. Tippen Sie einen vorhandenen Ordner an, lässt sich dieser umbenennen und auch verschieben.
Dokumente hinzufügen:
Auch hier bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten. Am schnellsten geht es mit der Kamerafunktion der App. Wählen Sie dazu im Aktenschrank den Ordner aus, in dem das Dokument liegen soll. Ein Tipp auf den kleinen Pfeil unten rechts öffnet ein Menü, in dem Sie wählen können, ob sie ein neues Bild, ein neues Dokument oder ein Bild aus dem Speicher Ihres Smartphones hinzufügen wollen.Wählen Sie ein neues Dokument, arbeitet die Handy-Kamera wie ein Scanner mit Texterkennung und speichert das Ganze als eine durchsuchbare PDF-Datei.
Wenn das Dokument mehrere Seiten hat, fotografieren Sie dazu die Blätter einfach hintereinander ab. Unten links sehen Sie, wie viele Seiten schon im Zwischenspeicher liegen. Ein Tipp auf „Fertig“ zeigt eine Übersicht aller Seiten, in der Sie anschließend noch Anpassungen vornehmen können. Im nächsten Schritt wird das Dokument benannt und im Aktenschrank abgelegt. Mit etwas Übung dauert der ganze Vorgang nur einige Sekunden.
Natürlich können Sie auch über das top farmplan-Portal neue Dokumente in Ihren Aktenschrank aufnehmen. Die Schaltfläche „Hochladen“ öffnet ein Fenster mit der Verzeichnisstruktur Ihres Rechners.
Hier lassen sich eine oder mehrere Dateien auswählen und hochladen. Die Ablage erfolgt dabei jeweils in dem Ordner, dessen Inhalt im zentralen Bereich des Fensters angezeigt wird.
Dokumente finden:
Die übersichtliche Verzeichnisstruktur hilft Ihnen bei der Suche. Oft finden Sie das Gesuchte schon durch einfaches Navigieren in den Ordnern. Wird die Datenmenge größer oder ist Ihnen der Ablageort nicht mehr ganz klar, kommt die Such-Funktion zum Einsatz. Sie erlaubt Ihnen eine Volltext-Suche in den PDF-Dokumenten. Das heißt, wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung finden möchten, können Sie u. a. nach dem Namen des Lieferanten, dem Produkt oder nach dem Betrag suchen.Die Volltextsuche müssen Sie nicht extra starten. Geben Sie einfach den Begriff in das Suchfeld der App oder dem top farmplan-Portal ein, schon findet das System Ihre Datei im Cloud-Speicher.
Im nächsten Heft stellen wir Betriebe vor, die top farmplan bereits einsetzen. Wie sind Ihre Erfahrungen mit top farmplan? Schreiben Sie Ihre Anregungen an frank.berning@topagrar.com
