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Ordnungs-Systeme müssen gepflegt werden

Lesezeit: 2 Minuten

Vier bis sechs Stunden pro Woche verbringt Marlies Wiesmann (43) im Büro. Die gelernte Bürokauffrau sorgt sich auf dem Familienbetrieb mit 50 ha Ackerbau, 900 Mastplätzen und einer GbR-Beteiligung um das Büro. Karl Wiesmann (46) ist für die Antragsbearbeitung zuständig, ansonsten lässt er seiner Frau freie Hand beim Papierkram. Wichtig bei der Gestaltung des Büros war, dass mein Mann und die Kinder wissen, wo was ist, wenn ich mal nicht da bin. So sind die Aktenordner streng nach Betriebszweigen getrennt und auf jedem steht genau geschrieben, was in ihm steckt. In den einzelnen Ordnern befinden sich wiederum Trennblätter, auf dem ersten zeigt ein Inhaltsverzeichnis, wo was zu finden ist. Die Post wird bei Wiesmanns geöffnet und in einer speziell unterteilten Mappe vorsortiert. Termine werden meist gleich mit Textmarker auf dem Original gekennzeichnet. Von da aus gehen die Schreiben in die einzelnen Zwischenablagen in Form von Ablagekörben. Die muss ich regelmäßig durchgehen, erklärt Marlies Wiesmann. Sie weiß, dass die Wenigsten es schaffen gleich alle Papiere abzuheften. Doch auch das beste System mit Zwischen- und Endablage nützt nichts, wenn man es nicht pflegt, so die Erfahrungen der Bürokauffrau. Daher sortiert sie neben den Zwischenablagen auch oft die Endablagen durch und überlegt, ob es nicht noch bessere Unterteilungen gibt. In ihrem Büro ist alles vom Schreibtisch aus zu erreichen. Marlies Wiesmann braucht selten aus ihrem Drehstuhl aufzustehen, wenn sie eine Akte braucht. Auf dem Schreibtisch gibt ein Kalender Übersicht über das ganze Jahr. Termine tragen sie und ihr Mann sich stets in den eigenen Taschenkalender ein. Für Überweisungsfristen, wie für die Pachten, hat sich Marlies Wiesmann eine Erinnerungsfunktion im Computer eingerichtet. Diese ruft ihr immer wenige Tage vor der zu tätigenden Überweisung den Termin ins Gedächtnis. Die Buchungen werden per Online-Banking vorgenommen. Auf eine reglmäßige Datensicherung legt Marlies Wiesmann großen Wert. Telse Mentz

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