Der Online-Shop, bei dem ich Agrarzubehör bestelle, schickt mir die Rechnung nur noch per Mail. Ein Kollege meinte, ich könnte bei einer steuerlichen Betriebsprüfung Probleme bekommen, weil ich dafür die Originalrechnung aufbewahren müsse. Wie ist die Sachlage?

Stimmen Sie zu, kann Ihnen die Rechnung auch als E-Mail-Anhang geschickt werden. Das ist steuerlich zulässig. In jedem Fall müssen Sie die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts sowie ihre Lesbarkeit gewährleisten. Sie dürfen also die elektronische Rechnung nicht verändern. Auch wenn Sie die E-Rechnung ausdrucken, müssen Sie diese dennoch in digitaler Form und unveränderbar (zum Beispiel als pdf-Datei) archivieren. Empfehlenswert ist, die Ablage der elektronischen Rechnung auf der Festplatte Ihres PCs, auf einem USB-Stick oder im digitalen Aktenschrank eines Fremdanbieters zu dokumentieren. Es reicht nicht, wenn Sie die Rechnung im Posteingangsfach Ihres Mail-Programms einfach nur „stehen lassen“.