Das Reisekostenrecht ändert sich zum 1. Januar 2014. Steuerberater Dr. Richard Moser zeigt, welche Verbesserungen es für Sie und Ihre Mitarbeiter bringt.
Die steuerliche Absetzbarkeit von beruflich bedingten Reisekosten ändert sich zum 1. Januar 2014. Davon sind auch Landwirte betroffen. Sie können nun teils höhere Verpflegungspauschalen geltend machen. Insbesondere Betriebsleiter, die Flächen in größerer Entfernung bewirtschaften oder die mehrere Betriebsstätten haben, können vom neuen Recht profitieren. Aber auch für Ihre Mitarbeiter gibt es einige Vereinfachungen und Verbesserungen.
Steuerlich absetzbare Reisekosten fallen an, sobald Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihres Betriebes betrieblich tätig werden. Das gilt z. B. für die Teilnahme an einer Maschinenvorführung, Züchtervereinigung oder einem Ferkelerzeuger-Seminar. Das kann aber auch die Fahrt zum Steuerberater oder zur Abholung eines gebrauchten Schleppers sein. Auf die Entfernung kommt es dabei nicht an. Auch wenn Sie nur 5 km entfernt an einer Vortragsveranstaltung teilnehmen, sind die damit verbundenen Kosten steuerlich absetzbar.
Fahrtkosten:
Sind Sie mit dem betrieblichen Pkw unterwegs, sind die Fahrtkosten ohnehin als Betriebsausgaben erfasst. Fahren Sie hingegen mit dem privaten Pkw, um sich z. B. einen gebrauchten Schlepper anzusehen, können Sie pauschal 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen.Reisen Sie mit Bus, Bahn oder Flugzeug, weisen Sie die entstandenen Kosten durch Vorlage des Tickets nach. Egal, ob Sie z. B. in der 1. oder 2. Klasse fahren, die Kosten dafür können Sie absetzen. Lohnt sich die Anschaffung einer BahnCard, weil die Ersparnis bei den betrieblichen Fahrten die Anschaffungskosten übersteigt, können Sie auch deren Kosten steuerlich geltend machen. Die BahnCard dürfen Sie dann auch privat nutzen.
Verpflegung:
Wer länger vom Betrieb abwesend ist, hat meist höhere Kosten für die eigene Verpflegung. Diese können Sie steuerlich geltend machen. Allerdings nicht die tatsächlichen Kosten, sondern ausschließlich Pauschbeträge. Dauert die Abwesenheit 8 Stunden und mehr, können Sie dafür ab 2014 pauschal 12 € für Verpflegungsmehraufwand absetzen, bisher wurde diese Pauschale erst ab einer Abwesenheit von 14 Stunden gewährt. Zwischen 8 und unter 14 Stunden erkannte das Finanzamt bis Ende 2013 nur eine Pauschale von 6 € an. Neu ist auch, dass Sie bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit jeweils für den An- und Abreisetag 12 € absetzen können, selbst bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden. Für die Tage dazwischen – mit Abwesenheit von 24 Stunden – gilt weiterhin eine Pauschale von 24 € (siehe Übersicht).Hierzu ein Beispiel: Landwirt Wernsmann (alle Namen geändert) besucht im Juni 2014 die DLG-Feldtage. Er reist am Sonntagabend um 18 Uhr an, besichtigt Montag und Dienstag die Versuche und reist am Dienstagnachmittag ab. Um 21 Uhr ist er wieder zu Hause. Als Verpflegungsmehraufwand kann er dann pauschal 48 € geltend machen: je 12 € für den An- und Abreisetag sowie 24 € für den Montag, den er komplett auf den Feldtagen verbringt.
Achtung: Die Pauschbeträge gibt es nur in der vollen Höhe, wenn nicht ein Dritter für Sie zahlt. Werden Sie z. B. vom Veranstalter eingeladen, sind die Pauschbeträge zu kürzen. Und zwar um 20 % für ein unentgeltliches Frühstück und um je 40 % für ein gewährtes Mittag- oder Abendessen.
Ein Sonderfall liegt vor, wenn Sie zwar über Nacht unterwegs sind, aber nicht übernachten und an keinem der beiden Tage länger als 8 Stunden abwesend sind. Dann können Sie die Stundden zusammenrechnen, wie folgendes Beispiel zeigt. Betriebsleiter Bernhard Schwarz rodet für den Lohnunternehmer Zuckerrüben. Er ist für die Nachtschicht von 18 Uhr abends bis 6 Uhr morgens eingeteilt. Dafür kann er die Verpflegungspauschale von 12 € ansetzen. Ob er sich in der Zeit Speisen und Getränke kauft oder lieber z. B. mitgebrachte Brote isst, spielt keine Rolle. Selbst wenn er in dieser Zeit ganz auf Verpflegung verzichtet, kann er die 12 € geltend machen.
Mehr als die Pauschalen können Sie aber nicht ansetzen. Zusätzlich z. B. das teure Mittagessen an der Raststätte absetzen: Das ist rechtlich nicht drin.
Bewirtung:
Bewirten Sie Geschäftspartner, fällt die Verpflegungspauschale flach. Stattdessen können Sie die Kosten in tatsächlicher Höhe ansetzen. Ein Beispiel: Am Rande einer Vortragsveranstaltung trifft Landwirt Lage seinen Verpächter. Um über Anschluss-Pachtverträge zu sprechen, lädt er ihn spontan zum Mittagessen ein. Schließlich lässt sich beim Essen besser verhandeln.Die Kosten – auch die seiner eigenen Speisen und Getränke – kann Lage zu 70 % von der Steuer absetzen. Dazu gehören auch die Nebenkosten der Bewirtung wie z. B. Trinkgeld. Die Rechnung über die Speisen und Getränke muss aus einer elektronischen Registrierkasse stammen. Zudem muss Lage Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung machen.
Übernachtung:
Diese können Sie in voller Höhe geltend machen. Herausrechnen müssen Sie allerdings die Kosten für das Frühstück. Die sind bereits über die Verpflegungspauschale abgedeckt. Ist das Frühstück in der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen, müssen Sie die Rechnung um den entsprechenden Betrag kürzen. Wenn nicht, müssen Sie pauschal 4,80 € abziehen. Die Verpflegungspauschale bleibt dagegen ungekürzt.Übernachten Sie unentgeltlich z.B. bei Freunden, können Sie dafür keinerlei Übernachtungskosten absetzen.
Belege sammeln!
Vergessen Sie nicht die Reisenebenkosten. Hierzu gehören Kosten wie Eintrittsgelder, Tagungs- und Telefongebühren, Garagen- und Parkplatzmiete, Kosten für Ausstellungskataloge, Taxifahrten oder Reiseversicherungen. Diese sind in nachgewiesener bzw. glaubhaft gemachter Höhe absetzbar.Mehrere Hofstellen:
Das neue Reisekostenrecht ist besonders interessant für Landwirte mit mehreren Betriebsstätten. Hierzu ein Beispiel: Ackerbauer Michael Schrunz führt einen Betrieb in Niedersachsen und hat zudem einen Ackerbaubetrieb in Mecklenburg-Vorpommern gepachtet. Die meiste Zeit verbringt er auf dem Betrieb in Niedersachsen, wo er auch wohnt. Dieser stellt damit den Mittelpunkt seiner betrieblichen Tätigkeit dar.Für die Fahrten zum anderen Betrieb nutzt Schrunz den Betriebs-Pkw, sodass die Fahrtkosten bereits als Betriebskosten erfasst sind. Nach neuem Recht kann er aber zudem für alle Tage, die er auf dem Betrieb in Mecklenburg-Vorpommern verbringt, Verpflegungspauschalen absetzen. Wenn Schrunz jedoch regelmäßig wöchentlich drei Tage oder mehr auf dem zweiten Betrieb verbringt, kann er nur für die ersten drei Monate Verpflegungspauschalen geltend machen. Erst wenn die Tätigkeit für mehr als vier Wochen unterbrochen wird, beginnt die Dreimonatsfrist neu. Ist Schrunz dagegen wöchentlich nur zwei Tage oder weniger dort, greift die Begrenzung nicht.
Dass Landwirte mit mehreren Hof-stellen Verpflegungspauschalen absetzen können, folgt aus einer Entscheidung des Finanzgerichts Baden-Württemberg aus dem Jahr 2011 (Az: VIII R 47/11). Das Urteil betont, dass ein selbstständiger Unternehmer nur eine erste Betriebsstätte haben kann. Für Tätigkeiten an sonstigen Betriebsstätten, die 8 Stunden und länger dauern, können also Verpflegungspauschalen angesetzt werden.
Gegen die Entscheidung hat die Finanzverwaltung jedoch Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt.
Steuern sparen bei Feldarbeit?
Auch Landwirte, die Flächen in größerer Entfernung von der Hofstelle bewirtschaften, könnten von der neuen Rechtslage profitieren. Sind Sie bei der Feldarbeit 8 Stunden und länger vom Betrieb abwesend, können Sie unseres Erachtens auch dafür 12 € Verpflegungspauschale steuerlich geltend machen. So urteilte das sächsische Finanzgericht bereits 2010 (Az: 4 K 2084/06), dass ein Schäfer, der seine Tiere auf verschiedenen Weideplätzen innerhalb eines größeren Gebietes weiden lässt, durchgehend eine auswärtige Tätigkeit ausübt. Insofern müssten auch Feldarbeiten auf vom Hof weiter entfernt liegenden Betriebsflächen als Auswärtstätigkeit gelten, für die Sie Verpflegungspauschalen absetzen können.Ein Beispiel: Ackerbauer Manfred Müller bewirtschaftet 120 ha. Davon liegen 60 ha mindestens 15 km oder weiter von seiner Hofstelle entfernt. Insgesamt ist er daher während der Bestellung und Ernte an 50 Tagen mehr als 8 Stunden auf diesen Flächen unterwegs. Für diese Tage macht er daher Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 50 Tage x 12 €/Tag = 600 € steuerlich geltend.
Wenn, dann wird die Finanzverwaltung aber nur für solche Feldarbeiten die Verpflegungspauschale von 12 € anerkennen, für die nach Lage und Entfernung sowie Art der zu erledigenden Arbeit plausibel ist, dass Sie nicht zwischendurch zum Essen zurück zum Hof gefahren sind. Liegt die Fläche z. B. 20 km entfernt, ist das durchaus glaubhaft. Bei weitgehend arrondiert liegenden Flächen wird das Finanzamt Ihnen das aber wohl nicht abnehmen. Ob Feldarbeiten überhaupt anerkannt werden und wo dabei die Grenze zu ziehen ist, ist derzeit noch unklar.
Fazit: Zeichnen Sie auf, an welchen Tagen Sie länger als 8 Stunden außerhalb Ihrer (Haupt-)Hofstelle tätig sind und machen Sie dafür Verpflegungspauschalen geltend.
