Steht eine Betriebsprüfung an, steigt die Nervosität. Das muss nicht sein. Sie haben mehr Rechte als Sie glauben. Hier die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Es sind die Termine, vor denen jeder von uns nervös wird: Das Finanzamt schickt seinen Betriebsprüfer zu einem auf den Hof, um die Buchführung, den Jahresabschluss und die Steuererklärungen zu kontrollieren. Nicht selten enden diese Termine mit einer Steuernachforderung. Wir haben für Sie daher die wichtigsten Tipps zusammengetragen, die Ihnen helfen den schwierigen Termin zu meistern.

Wie oft muss ich mit einer Betriebsprüfung rechnen?

Das hängt von der Größe Ihres Betriebes ab. Meistens alle drei bis zehn Jahre (Übersicht 1).

Muss sich ein Prüfer anmelden?

Ja, der Betriebsprüfer darf nicht einfach zu Ihnen auf den Hof kommen und mit der Prüfung beginnen. Anders ist dies jedoch bei der Umsatzsteuer- und Kassennachschau sowie bei der Steuerfahndung. Dann meldet sich das Finanzamt nicht an.

Wie viele Tage vorher muss die Anmeldung erfolgen?

Eine feste Zeitspanne nennt das Gesetz nicht. In der Betriebsprüfungsordnung (BpO) steht lediglich, dass sich der Prüfer in „angemessener“ Zeit vorher bei Ihnen melden muss.

Bei Großbetrieben bedeutet „angemessen“ in der Regel vier Wochen vorher. Bei kleineren sind es zwei Wochen. Ob Ihr Hof ein Klein-, Mittel- oder Großbetrieb ist, können Sie der Übersicht 2 entnehmen.

Wie meldet sich das Finanzamt an?

Die „Prüfungsanordnung“ verschickt der Fiskus per Post. Darin enthalten sind der Prüfungstermin, der Name des Prüfers und welche Steuerarten und Zeiträume dieser prüft.

In den meisten Fällen meldet sich das Finanzamt aber schon vorab bei Ihnen, um sich anzukündigen und mit Ihnen einen Termin abzusprechen.

Darf ich den vereinbarten Termin noch kurzfristig verlegen?

Wenn Sie an dem abgesprochenen Termin verhindert sind, können Sie in schriftlicher Form um die Verlegung des Termins bitten. Dieser Bitte kommt der Fiskus meistens nach.

Kann ich eine Betriebsprüfung verhindern?

Nein. Ein genereller Einspruch hat in der Regel keinen Erfolg.

Was kann ich vor der Prüfung noch korrigieren?

Korrigieren dürfen Sie nichts. Aber Sie können bis zur Bekanntgabe der Prüfungsanordnung eine Selbstanzeige abgeben. Das kann sich strafmildernd auswirken.

Wie sollte ich mich auf die Prüfung vorbereiten?

Nach der telefonischen Ankündigung der Prüfung, sollten Sie am besten in Absprache mit Ihrem Steuerberater, Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen. Die meisten Finanzämter erwarten zusätzlich zu Ihren schriftlichen Unterlagen auch eine digitale Version Ihrer Buchhaltung. In Absprache mit Ihrem Steuerberater sollten Sie daher die wichtigsten Unterlagen dem Prüfer auch auf einem USB-Stick oder einer CD zur Verfügung stellen. Darüber hinaus empfehlen wir ein Einführungsgespräch zu Beginn der Prüfung, an dem auch Ihr Steuerberater teilnehmen sollte.

Fragen Sie den Prüfer, was er konkret prüfen will, und ob dazu eine Hofbegehung notwendig ist. Sie können den Prüfer zudem bitten, Fragen nur in schriftlicher Form zu stellen und festlegen, wer befugt ist, bei Unklarheiten Auskünfte zu erteilen.

Auf welche Unterlagen darf der Prüfer zugreifen?

Der Prüfer hat das Recht, in alle betrieblichen Unterlagen Einblick zu nehmen. In der Regel findet darüber hinaus auch ein Hofrundgang statt, bei dem der Prüfer nach Ankündigung auch Zutritt zu Ihren Ställen verlangen kann. Unter Umständen bringt der Prüfer zur fachlichen Unterstützung den amtlich „Landwirtschaftlichen Sachverständigen“ vom Finanzamt mit. Dies kündigt er jedoch an. Wir empfehlen Ihnen daher, auch die Hofbesichtigung vorab mit Ihrem Steuerberater zu besprechen und den Besichtigungstermin gemeinsam wahrzunehmen.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

In der Regel lässt sich die Prüfung in drei Phasen unterteilen. In der ersten Phase meldet sich der Prüfer wie bereits beschrieben bei Ihnen an. Die zweite Phase setzt mit dem Beginn der Prüfung ein und endet damit, dass der Prüfer einen Betriebsprüfungsbericht erstellt. Diesen können Sie als Entwurf einsehen.

Wo muss die Prüfung stattfinden?

Sie müssen dem Prüfer betrieblich genutzte Räume zur Verfügung stellen, Ihre Privaträume fallen nicht darunter. Wenn auf Ihrem Betrieb keine Räume für diesen Zweck zur Verfügung stehen, kann die Prüfung nach Absprache auch im Finanzamt oder bei Ihrem Steuerberater stattfinden. Bei einer Prüfung in den Räumen des Steuerberaters können viele Fragen außerdem direkt geklärt werden.

Was darf ich dem Prüfer während der Prüfung anbieten?

Bieten Sie dem Prüfer ruhig ein Glas Wasser oder eine Tasse Kaffee an. Alles darüber hinaus sollten Sie aber vermeiden, denn das könnte missverstanden werden.

Sollte ich mit dem Prüfer nur vor Zeugen sprechen?

Sie sollten gegenüber dem Prüfer eine normale Umgangsform an den Tag legen. Es ist in erster Linie wichtig, dass Sie sich nicht unbedacht äußern und in dem Einführungsgespräch klar festlegen, wer befugt ist Auskunft zu erteilen. Allen anderen, wie z.B. redseligen Eltern, Kindern und Mitarbeitern sollten Sie einen „Maulkorb“ verpassen.

Wenn Sie sich bei einer Frage des Prüfers jedoch unsicher sind, können Sie immer auf eine direkte Aussage verzichten. Sagen Sie dem Prüfer, dass Sie sich zunächst die Unterlagen ansehen müssten, um sich an den Sachverhalt erinnern zu können. Sie würden sich kurzfristig darum kümmern. In der so gewonnenen Zeit können Sie dann den Sachverhalt klären und Ihren Steuerberater um Rat fragen.

Was mache ich nach Abschluss der Prüfung?

Am Ende der Prüfung können Sie ein Abschlussgespräch einfordern. Bei größeren und umfangreichen Prüfungen findet dieses in der Regel so oder so statt. Bereiten Sie dieses Gespräch zusammen mit Ihrem Steuerberater vor.

In dem eigentlichen Abschlusstermin mit dem Prüfer können Sie dann mögliche Missverständnisse aufklären und vielleicht eine Verständigung mit ihm erreichen. Das ist üblich und die Prüfer gehen auch oft darauf ein. Wundern Sie sich zudem nicht, wenn an der Schlussbesprechung auch der Vorgesetzte des Prüfers teilnimmt. Auch das ist üblich und nichts Ungewöhnliches.

Wie kann ich gegen den Abschlussbericht des Prüfers vorgehen?

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, gegen den Bericht schriftlich Stellung zu beziehen. Sie können auch theoretisch gegen den Steuerbescheid nach der Prüfung innerhalb der vorgesehenen Frist Einspruch erheben. Nach Möglichkeit sollten Sie aber schon im Abschlussgespräch auf eine Verständigung setzen und diese dann auch einhalten.

Enden die Prüfungen oft mit hohen Nachforderungen?

Nein, wer in seiner Buchführung nicht getrickst hat, muss keine horrenden Summen nachzahlen. Außerdem werden in den allermeisten Fällen in den Abschlussgesprächen Kompromisse gefunden, mit denen alle Seiten zufrieden sind. Niemand muss daher vor einer Prüfung nervös werden. -ro/sts-