Ein Hoffest ist immer ein Großprojekt. Mit guter Planung und straffer ­Organisation vermeiden Sie unnötigen Stress und Ärger bei der Durchführung.

Es gibt viele gute Gründe, ein Hoffest zu veranstalten: Viele Landwirte sehen darin die Chance, einen Kontrapunkt zur negativen Stimmungsmache über die Landwirtschaft in den Medien zu setzen. Sie wollen den Gästen in lockerer Atmosphäre zeigen, wie es auf ihrem Betrieb wirklich aussieht.

Direktvermarkter hoffen darüber hinaus, mit einem Hoffest bestehende Kunden fester an sich zu binden und neue dazuzugewinnen.

Was auch immer der Anlass ist: Wenn dutzende oder gar hunderte Gäste zu Besuch kommen, wird das Organisationstalent der Gastgeber auf eine harte Probe gestellt. Damit Ihr Fest dennoch ein voller Erfolg wird, haben wir die wichtigsten Tipps zusammengestellt, wie Sie der Herausforderung Herr werden können.

1. Termin und Programm

Eines steht schon mal fest: der Ort. Alles andere liegt an Ihnen. Überlegen Sie sich früh, welche Termine für das Fest infrage kommen und achten Sie dabei darauf, dass keine Konkurrenzveranstaltungen gleichzeitig stattfinden – sei es das Hoffest im Nachbarort, ein Schützenfest oder eine Veranstaltung der Landjugend. Vermeiden Sie auch eine Überschneidung mit Schulferien.

Machen Sie sich früh Gedanken über das Rahmenprogramm. Manchen Gastgebern reicht es, wenn die Besucher mit Essen und Getränken gut versorgt sind und es etwas Musik gibt. Andere unterhalten ihre Gäste mit kleinen Einlagen wie z.B. einer Betriebsführung, einer Landtechnik-Ausstellung oder einem Jagdhornblasen. Ebenfalls sehr beliebt bei den Besuchern sind Gewinnspiele und Wettbewerbe wie z.B. Strohballenweitwurf, Schälwettbewerbe oder Wettmelken. Auch die kleinen Besucher erwarten gute Unterhaltung: Beispielsweise mit einem Tret-Trecker-Rennen oder einer Strohballenburg zum Klettern können Sie Kinderherzen höher schlagen lassen.

Es gibt aber einen Punkt, den Sie nicht planen können: das Wetter. Überlegen Sie sich daher zu allen Programmpunkten, ob Sie bei schlechtem Wetter eine Alternative haben.

Weitere Ideen für das Rahmenprogramm finden Sie unter www.topagrar.com/heft+.

2. Werbung und Pressearbeit

Sobald Termin und Programm stehen, gilt es, ordentlich die Werbetrommel zu rühren. Handzettel und Plakate sind eine einfache Möglichkeit, in den Nachbarorten möglichst viele Leute zu erreichen. In Geschäften, Schulen etc. können Sie diese nach Absprache meistens auslegen bzw. aufhängen. Eine mindestens genauso wichtige Plattform ist das Internet: Wenn Sie auf Ihrer Face​book- oder Webseite bereits viele „Follower“ haben, kann sich ein Post zum Hoffest schnell wie ein Lauffeuer weiterverbreiten. Gute Kunden und wichtige Personen wie z. B. den Bürgermeister sollten Sie zudem aber auch persönlich einladen.

Denn solche „Promis“ machen Ihr Fest auch für die Presse interessant – sowohl für Veranstaltungshinweise vorab als auch für die Nachberichterstattung. Aber auch ohne Promis kann Ihre Veranstaltung für die Medien interessant sein, wenn Ihr Hoffest z. B. zu einer der größeren Veranstaltungen in der Region zählt oder die Lokalpresse sich ohnehin für die Landwirtschaft interessiert. Es kann Wunder wirken, wenn Sie der Presse einen kleinen Text und ein Foto anbieten. Wenn Sie keine Fotos vom letzten Hoffest haben, tut es auch eines von Ihrem Hof oder den „Promis“, die zum Fest kommen.

Eine gute Pressearbeit hilft Ihnen nicht nur, mehr Gäste auf Ihr Hoffest zu locken, sondern auch, dass sich die Gäste und potenziellen Kunden langfristig an Ihr Fest zurückerinnern.

3. Arbeits­organisation

Eine gute Arbeitsorganisation kann einem nicht nur viele Stunden und Nerven sparen, sondern – wenn Helfer nach Stunden bezahlt werden – auch bares Geld. Das zeigt auch eine Studie der Uni Göttingen: Bei Hoffesten mit rund 1 000 Besuchern lag der Arbeitsaufwand zwischen 150 und 450 Stunden.

Um den Arbeitsaufwand gut abschätzen und im Zaum halten zu können, sollten Sie frühzeitig festlegen, wer für was zuständig ist. Wichtig ist, dass eine Person den Überblick über die gesamte Veranstaltung behält. Dann können einzelne Familienmitglieder oder Mitarbeiter die Verantwortung für einzelne Bereiche übernehmen – z. B. die Standgestaltung oder das Kinderprogramm.

Damit muss aber noch nicht Schluss sein: Sie können sich auch Unterstützung von außen holen. Vereine und Verbände wie z. B. die Landfrauen helfen häufig gerne, Essen und Getränke zu organisieren, oder gestalten das Rahmenprogramm mit. Manch ein Betriebsleiter setzt sogar auf bezahlte Hilfe wie z. B. einen Catering-Service. Ob Sie dafür draufzahlen oder sogar Standmiete verlangen können, liegt an Ihrem Verhandlungsgeschick.

Wichtig ist bei alldem: Während des Hoffestes sollten Betriebsleiter und Familie nicht völlig eingespannt sein, sondern auch genügend Zeit und Muße für ihre Gäste haben.

4. Essen und Trinken

Trotz aller kreativen Einfälle und Mühen für das Programm bleibt den Besuchern vor allem eines langfristig in Erinnerung: das Essen. Dies ist durch die Studie der Uni Göttingen sogar wissenschaftlich belegt.

Dabei erwarten die meisten Besucher keine extravaganten kulinarischen Highlights. Viele freuen sich über ein­fache Gerichte wie z. B. Würstchen oder Steaks vom Grill. Die kleinen Gäste werden früher oder später außerdem lautstark Eiscreme einfordern. Gut, wenn Sie dann welche parat haben.

Mit solchen Gerichten können Sie auch den Arbeitsaufwand für Zubereitung und Verkauf gering halten. Wenn Sie aber Direktvermarkter sind, sollten Sie unbedingt die Gelegenheit nutzen, auch Ihre Produkte anzubieten. Das ist eine sichere Methode, um die Umsätze im Hofladen nachhaltig zu erhöhen.

Ein gutes Essensangebot sorgt übrigens nicht nur für Zufriedenheit unter den Gästen, sondern ist meistens eine der Haupteinnahmequellen für die Veranstalter. Dafür ist aber eine realis­tische Preissetzung nötig. Diese sollte nicht nur die Kosten für die Zutaten abdecken, sondern auch Warenverluste bei der Zubereitung, die Arbeitszeit sowie einen Gewinnaufschlag.

Erfahrungen zeigen, dass Sie die Warenkosten mit dem Faktor drei bis vier multiplizieren müssen, um die Kosten wieder einzuspielen. Dann könnten Sie noch einen Gewinnbeitrag von z. B. 10 bis 20 % draufschlagen. Erfahrungen zeigen auch: Statten Sie Ihre Kasse mit genügend Wechselgeld aus. Sonst nutzt die beste Preiskalkulation nichts.

Bei dieser Gelegenheit könnten Sie auch gleich an die Toiletten denken. Denn lange Schlangen vor dem stillen Örtchen sorgen schnell für Unmut unter den Besuchern. Organisieren Sie daher z. B. einen Toilettenwagen. Diesen müssen Sie an einen Schmutzwasserkanal anschließen oder das Abwasser in geschlossenen Behältern sammeln und anschließend zur Kläranlage bringen.

5. Notwendige Genehmigungen

Wie bei allen Aktivitäten in der Landwirtschaft gilt es auch bei Hof­festen, viele Regeln einzuhalten, Genehmigungen zu beantragen und Formulare auszufüllen. Hier die wichtigsten Vorschriften in aller Kürze:

Wer Speisen und Getränke anbietet, der muss sich an die Vorschriften zur Lebensmittelhygiene halten. Alle, die leicht verderbliche Lebensmittel zubereiten und anbieten, müssen an einer Erstbelehrung beim Gesundheitsamt teilnehmen. Diese dauert eine Stunde und kostet ca. 25 €. Die Teilnahmebescheinigung müssen die Helfer am Stand dabei haben. In den Folgejahren reicht es, wenn der Betriebsleiter die Helfer hierzu belehrt und dies dokumentiert. Immer ratsam ist es, wenn Sie für die Lebensmittelsicherheit kritische Punkte – z. B. die Temperatur der Lebensmittel bei der Ausgabe – kontrollieren und dies schriftlich festhalten. Denn sollten Gäste Sie später wegen einer Lebensmittelvergiftung haftbar machen wollen, können Sie dies zu Ihren Gunsten anführen. Dennoch kann der Abschluss einer Haftpflichtversicherung für Lebensmittel sinnvoll sein (siehe auch Punkt 6).

Wenn Sie auch alkoholische Getränke anbieten wollen, so müssen Sie dafür eine vorübergehende Gestattung bei Ihrer Gemeinde beantragen. Diese kostet ca. 50 bis 70 € für ein Wochenende. In manchen Bundesländern will das Ordnungsamt die „Zuverlässigkeit“ von Anbietern von Alkohol überprüfen. In diesem Fall müssen Sie beim Antrag auf vorübergehende Gestattung auch ein Führungszeugnis vorlegen oder zumindest den Nachweis, dass Sie eines beantragt haben. Fall Sie keine alkoholischen Getränke anbieten, müssen Sie die Veranstaltung lediglich bei der Gemeinde anzeigen.

Wenn es auch Musik geben soll, werden Sie nicht darum herumkommen, Ihr Hoffest bei der GEMA anzumelden. Das geht immerhin relativ einfach unter www.gema.de.

Rechtzeitig Bescheid geben sollten Sie auch bei Feuerwehr und Polizei sowie – sofern Sie mit mehreren hundert Gästen rechnen – bei einem Sanitätsdienst. Mit diesen können Sie besprechen, welche Anfahrtswege Sie für den Notfall freihalten müssen, ob während dem Fest Sanitäter oder Feuerwehrleute vor Ort sein müssen und was das kostet.

Die Freiwillige Feuerwehr ist oft auch ein guter Ansprechpartner zum Thema Parkplätze: Sie hilft meist gerne dabei, die Gäste in die Parkplätze einzuweisen und so ein Verkehrschaos zu vermeiden. Wenn Sie Flächen wie z. B. Wiesen als Parkfläche ausweisen wollen, müssen Sie dies aber vorher je nach Bundesland von der Polizei oder dem Landratsamt genehmigen lassen.

6. Wichtige Versicherungen

Wo so viele Leute zusammen feiern, kann schnell etwas passieren. Verantwortlich ist dafür meistens der Veranstalter. Klären Sie daher, ob Ihre Betriebshaftpflichtversicherung auch Hoffeste abdeckt. Fordern Sie eine Versicherungsbestätigung an und nennen Sie dabei alle Programmpunkte. Als Anbieter von Lebensmitteln sind Sie z. B. im Falle einer Lebensmittelvergiftung haftbar – sprechen Sie also auch diesen Punkt an. Lassen Sie sich die Bestätigung von der Versicherung schriftlich geben. Eine mündliche Zusage ist nämlich nicht rechtsverbindlich.

Gleiches gilt für die Feuerversicherung und die Berufsgenossenschaft: Klären Sie ab, ob Ihre Policen auch Hoffeste abdecken.

7. Finanzen

Wer mit seinem Hoffest eine schwarze Null schreibt, hat schon viel erreicht. Das zeigt auch die Göttinger Studie: Die untersuchten Betriebe nahmen im Schnitt 7 500 € ein. Dem standen 8 300 € an Ausgaben gegenüber. Ein Lohnansatz für die Familie ist dabei noch nicht eingerechnet.

Richtig Geld verdienen lässt sich daher mit einem Hoffest wohl nur in den seltensten Fällen. Dafür verbessert es aber Ihr Renommee in der Region und den Ruf der Landwirtschaft in der Öffentlichkeit – und ist ein Garant für mehr Kundschaft in der Direktvermarktung. Claus Mayer