Ein Fahrtenbuch ist aufwendig, die 1%-Regel oft ungerecht: Um vor allem für ältere Betriebs-Pkw die günstigste Lösung zu finden, lohnt es sich, Alternativen durchzurechnen.

Klar: Wer für den Betrieb Auto fährt, möchte die Kosten dafür steuerlich absetzen. Was einfach klingt, ist in der Praxis aber kompliziert. Denn das Finanzamt lässt die Kosten für Betriebs-Pkw selten komplett als Betriebsausgaben gelten, ein Privatanteil ist in der Regel immer herauszurechnen. Dass die Kosten eines Autos zu 100% Betriebsausgaben sind, ist die absolute Ausnahme.

Doch wie trennt man die Kosten für private und betriebliche Nutzung? Am gerechtesten funktioniert das über ein Fahrtenbuch. Zeigen die Aufzeichnungen nach einem Jahr z.B. einen betrieblichen Kilometeranteil von 65%, können Sie auch 65% der Kosten von der Steuer absetzen, der Rest ist privat. Aber: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch umfasst Datum, Zweck, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer für jede (!) betriebliche und private Fahrt. Obwohl es auch hilfreiche digitale Fahrtenbücher gibt, ist das kontinuierliche Aufzeichnen nicht jedermanns Sache.

Weil das so ist, greift die Finanzverwaltung auf pauschale Werte und Schätzungen zurück, um die privaten Nutzungsanteile festzulegen. Das Pro-blem dabei: Teilweise kommt man mit den pauschalen Werten auf überhöhte Privatanteile, so zum Beispiel mit der 1%- oder auch Listenpreis-Regel im Fall von älteren Gebrauchtwagen. Jedoch: Mit welcher Methode Sie den Privatanteil ansetzen, können Sie zum Teil selbst beeinflussen. Dreh- und Angelpunkt ist dabei, ob und wie der Pkw dem Betriebsvermögen zugeordnet ist – siehe Übersicht. Wichtig zu verstehen ist dabei: Eine möglichst hohe betriebliche Nutzung ist nicht immer die günstigste Variante!

Betriebsanteil entscheidend

Der Anteil der betrieblich zurückgelegten Kilometer im Verhältnis zu den insgesamt gefahrenen Kilometern ist der betriebliche Nutzungsanteil. Dazu zählen Fahrten zu Flächen, Ställen oder zu Messen bzw. Weiterbildungsveranstaltungen. Glaubt Ihnen das Finanzamt nicht, müssen Sie den betrieblichen Nutzungsanteil extra nachweisen. Das ist oft formlos durch Terminkalendereinträge oder durch Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von z.B. drei Monaten möglich.

Um welche Kosten geht es?

Als Betriebskosten für den Pkw von der Steuer absetzbar sind Treibstoffe, Schmierstoffe, Reparaturen, Versicherungen, Kfz-Steuer, Abschreibung und Garagenmiete.

In der Praxis erfassen Sie zunächst alles in der Buchführung. Anschließend muss ein Teil der Kosten als Privatanteil wieder heraus. Folge: der zu versteuernde Gewinn steigt und es ist mehr Einkommensteuer fällig. Je nach betrieblicher Nutzungsintensität gelten andere Vorschriften für die Ermittlung des Privatanteils:

• Über 50% betriebliche Nutzung: Sie müssen ein Fahrtenbuch führen oder die „1%-Regelung“ anwenden. Der Privatanteil beträgt dabei pauschal 1% des Bruttolistenneupreises des jeweiligen Pkw-Modells monatlich. Das gilt für jeden Ihrer Betriebs-Pkw mit über 50% betrieblicher Nutzung. Nur wenn wegen Krankenhaus- oder Auslandsaufenthalten die private Nutzung nicht möglich ist, müssen Sie diese Monate nicht ansetzen! Dann dürfen aber auch der Ehepartner oder die Kinder den Wagen nicht privat nutzen.

Die 1%-Regel ist in der Praxis weit verbreitet, aber oft ungerecht. Denn der anteilige Listenpreis führt vor allem bei älteren abgeschriebenen Gebrauchtwagen zu überhöhten Privatanteilen. Die 1%-Regel „frisst“ quasi die Kosten auf, steuermindernd können Sie dann nichts mehr ansetzen. Immerhin: Der nach 1%-Regel errechnete Privatanteil darf nie höher sein als die tatsächlichen Kosten. Ganz grob kann man aber sagen, dass die Entscheidung für ein Fahrtenbuch in solchen Fällen oft Steuern im Bereich von mehreren hundert Euro spart – rechnen Sie also genau nach!

• 10 bis 50% betriebliche Nutzung: Fahren Sie den Pkw mehr als 50% privat, entscheiden Sie selbst, ob der Wagen ins Betriebsvermögen soll. Die 1%-Regelung ist hier kein Thema mehr. Vielmehr ist der betriebliche Nutzungsanteil anhand geeigneter Unterlagen zu schätzen. Liegt er z.B. bei 45%, sind auch 45% der Kosten Betriebsausgaben. Zum Nachweis des Nutzungsanteils dürften Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum geeignet sein. Dieser Nachweis ist regelmäßig zu wiederholen, aber immerhin einfacher als ein Fahrtenbuch. Zusätzlich ist bei älteren Pkw zumindest noch einen Teil der Kosten steuerwirksam.
• Pkw im Privatvermögen: Nutzen Sie einen Privat-Pkw betrieblich, können Sie pro einfachem Entfernungskilometer 30 Cent abrechnen. Klassisches Beispiel ist der Wagen der Ehefrau.

Bei der Zuordnung ist auch zu bedenken: Verkaufen Sie ein Auto aus dem Betriebsvermögen, ist der Ertrag zu versteuern. Das gilt auch, wenn Sie den Wagen behalten, aber vom Betriebs- ins Privatvermögen überführen.

Was gilt für E-Fahrzeuge?

Für E-Autos und bestimmte Hybridfahrzeuge als Betriebswagen gibt es steuerliche Erleichterungen:

• Befreiung von der Kfz-Steuer bei der erstmaligen Zulassung vom 18.5.2011 bis 31.12.2020 für zehn Jahre.
• Der Privatnutzungsanteil errechnet sich genau wie bei anderen Pkw. Der Listenpreis ist wegen der hohen Batteriekosten für das Batteriesystem aber pauschal gemindert.

Übrigens: Für ein maximal 25 km/h schnelles Betriebs-E-Bike müssen Sie gar keinen Privatanteil versteuern!

gesa.harms@topagrar.com