Haben Sie genug Zeit, diesen Beitrag jetzt zu lesen? Nein? Dann sollten Sie ihn unbedingt lesen! Zehn Denkanstöße, die Zeit schaffen für das wirklich Wichtige.

 

Ganz ehrlich: Auch mit dem besten Zeitmanagement hat der Tag nur 24 Stunden. Wer mit seiner Zeit aber bewusst haushaltet, kann seine Ziele gelassener erreichen und sich selbst gerecht werden.

Was ist Zeit? Die Bemessung von

Tagen und Stunden hat sich in der Vergangenheit natürlich nicht verändert. „Nur wir Menschen stecken immer mehr (in die Zeit) hinein“, sagte Prof. Karlheinz Geißler kürzlich in einem Interview der Wochenzeitung „Die Zeit“. Als Leiter einer Zeitagentur und Mitbegründer der „Deutschen Gesellschaft für Zeitpolitik“ ist er dicht am Puls eines Themas, das die Wirtschaftswelt aktuell bewegt wie kaum ein anderes.

Der 6-Stunden-Tag in Schweden, die flexible Arbeitszeit, das mobile Büro: Die Gesellschaft und Arbeitswelt verändern sich. Auch Landwirtinnen und Landwirte, die nicht nur 40, sondern eher 60 bis 80 Stunden in der Woche arbeiten, sind damit konfrontiert. Für sie ist die digitale Veränderung Herausforderung und Chance zugleich. Einerseits sind Landwirte fest auf ihrem Hof verwurzelt. Andererseits erreichen sie Handyklingeln, E-Mails und Push-Meldungen ebenso häufig wie andere Unternehmer. Zeitmanagement ist wichtiger denn je.

Auf vielen Höfen gilt aber immer noch die Keine-Zeit-Mentalität. In den Urlaub zu fahren, gönnen sich viele Bauern nicht. Oder: Wer früh Feierabend macht, schludert. Dieses Mantra bekommen schon Kinder mit, wenn ein Elternteil wieder keine Zeit hat, um mit ihnen am Tisch zu sitzen oder sie abends ins Bett zu bringen.

Wir geben Ihnen zehn Denkanstöße, wie Sie Ihre Zeit besser einteilen.

Eberhard Breuninger, Coach für Selbstmanagement, sagt Ihnen, wo Sie am besten anfangen.

 

1. Ziele formulieren

Im Alltagsstress verliert man schnell seine Ziele aus den Augen und reagiert orientierungslos auf die vielen Probleme. Kommen jetzt noch „böse Überraschungen“ oder unerwartete Aufgaben dazu, beginnt eine Abwärtsspirale.

Um den Überblick zu behalten und auch das Privatleben nicht aus den Augen zu verlieren, ist es ratsam, Tagesziele, kurzfristige Ziele (über Wochen verfolgen), mittelfristige Ziele (über Monate verfolgen) und langfristige Ziele (über Jahre verfolgen) zu unterscheiden.

Nehmen Sie sich die Zeit, jetzt schon darüber nachzudenken, wann und wie Sie Ihren Hof übergeben möchten. Wollen Sie ein Hofcafé eröffnen oder einen neuen Stall bauen? Möchten Sie ein Dorffest mitorganisieren oder einen Wochenendausflug ans Meer machen? Das Sortieren hilft, die Gedanken aus der Endlosschleife zu lösen.

 

2. Aufschreiben macht es konkret

Die schriftliche Planung bringt einige Vorteile mit sich. Wer seine Absichten und Ideen aufschreibt und sammelt, hat den Kopf frei für aktuelle Aufgaben.

„Die Überlegungen werden konkretisiert, visualisiert und fixiert“, wie es Gert Schilling in seinem Buch zum Zeitmanagement beschreibt.

Wenn man seine Gedanken auf Papier festhält, findet man zudem in stürmischen Zeiten leichter zurück ins Gleichgewicht. Auch kann man sich so immer wieder seine Ziele vor Augen halten. Wer z. B. dem Privat- und Familienleben von vorneherein etwas Aufmerksamkeit schenkt, findet leichter Zeit dafür, empfiehlt Cordula Nussbaum, Coach für Selbstmanagement. Doch eine lange Aufgaben-Liste kann einem Menschen auch schnell Bauchschmerzen bereiten, grenzt die Expertin ein. Vor allem dann, wenn sich unangenehme Tätigkeiten häufen Sammeln Sie daher lieber konkrete Aufgaben auf einer To-do-Liste als nur Stichworte. Also nicht „Hoffest“, sondern „Zelt bestellen, Grill putzen, Hof aufräumen…“

 

3. Wichtig & dringend

Klassisch und bewährt ist das Eisenhower-Prinzip. Es hilft, die wichtigen von den unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Experten wie der Professor für Businessmanagement Stephen R. Covey nutzen es, um die feinen Unterschiede im Handeln zu differenzieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Dabei teilt man seine Aufgaben in vier unterschiedliche Quadranten.

Im ersten Quadranten tauchen wichtige und dringende Aufgaben auf. Hier stehen unerwartete Dinge, die sofort die ungeteilte Aufmerksamkeit einfordern, z. B. eine kaputte Erntemaschine oder ein krankes Tier.

Im zweiten Quadranten finden sich wichtige Dinge, die nicht dringend sind. Dadurch, dass sie keine Aufmerksamkeit einfordern, behandelt man sie häufig als weniger wichtig. Doch wer seine Zeit in diese Aufgaben investiert, muss seltener auf Probleme aus dem ersten Bereich reagieren.

Der dritte Quadrant steht für unwichtige Dinge, die aber dringend erscheinen. Das können z. B. Freundschaftsdienste und Gefälligkeiten sein. Sie täuschen vor, dringend zu sein. Dabei kann man sie oft auf eine passendere Zeit schieben, streichen oder delegieren.

Unwichtige Dinge, die auch keinerlei Dringlichkeit haben, stehen im vierten Quadranten. Diese Aufgaben verschwenden Zeit. Dennoch geben sie uns fälschlicherweise das Gefühl, produktiv zu sein. Sinnlose Post oder übermäßige Maschinenpflege kann man guten Gewissens von seiner Aufgabenliste streichen. Die gesparte Zeit ist z. B. im zweiten Quadranten besser investiert. Hierhin gehören auch „echte Pausen“, also keine halbherzig verbrachte Zeit vor dem Bildschirm, sondern Sauna oder Familienzeit.

Teilen Sie ein Blatt in vier Teile und schreiben Sie ganz individuell auf, in welchen Bereich jede einzelne Ihrer Aufgaben gehört. Investieren Sie viel Zeit in den ersten Quadranten? Welche Aufgaben aus dem zweiten Bereich vernachlässigen Sie?

Auch während der Arbeit kann man kurz inne halten und sich fragen: Ist das, was ich gerade tue, notwendig, wichtig oder dringend?

 

4. Früher Vogel oder Nachteule

Jeder Mensch hat einen natürlichen Rhythmus. So gibt es Frühaufsteher und Langschläfer, Tageslichtnutzer und Nachtarbeiter. Eberhard Breuninger rät: Horchen Sie in sich hinein! Wenn Sie nach dem Frühstück sehr konzentriert sind, ist das die richtige Zeit für Büroarbeit oder Beratertermine. Falsch ist es, solch wichtige Aufgaben zu erledigen, wenn man müde vom Feld kommt. Im Mittagstief ist es günstig, Routineaufgaben abzuarbeiten.

 

5. Termine und Notizen trennen

Kleiner Kalender, großes Notizbuch: laut Cordula Nussbaum, Businesscoach und Rednerin, sind das die Hilfsmittel für gute Planung. Was so einfach klingt, hat sich in der Praxis bewährt: „Je weniger Platz Sie (im Kalender) haben, desto besser sortieren Sie von vorneherein unwichtige Aufgaben und Verabredungen aus, weil Sie schwarz auf weiß sehen, dass es eng wird“, schreibt sie (Infos zum Thema „Digitale Helfer“ lesen Sie in Punkt 7).

Im gesonderten Notizblock kann man malen, zeichnen, Mindmaps schreiben oder auch die Idee eines neuen Betriebszweiges ausbrüten – ohne der Sache einen Zeitrahmen zu geben. Die Expertin empfiehlt, sich ein besonders edles Notizbuch zu gönnen, um die Motivation anzukurbeln.

 

6. Zeit für Freizeit

Ferkel verladen, Elternsprechtag, Vereinsversammlung: Termine über Termine! Zum Wochenstart lohnt es sich, im Kalender Zeit für Wichtiges zu blocken, z. B. einen Nachmittag, um die Buchhaltung zu prüfen oder in die Schule zu fahren.

Denken Sie dabei auch an Ihr Gleichgewicht aus Arbeit und Privatem. Blocken Sie bewusst Zeitfenster für Sauna oder Tanzabend. Die Crux: Um diese Zeit für private Termine zu finden, ist es meist nötig, zu delegieren. Vielen Betriebsleitern fällt das zunächst schwer. Sie müssen es Schritt für Schritt lernen. Der Nebeneffekt ist, dass sich Mitarbeiter durch mehr Verantwortung motivierter fühlen und stärker mit dem Hof identifizieren.

Fachleute betonen: Der Betriebsleiter hält den Hof wirtschaftsfähig. Seine Aufgabe ist es daher nicht nur, dass er die Arbeiten sinnvoll verteilt, sondern auch dafür sorgt, dass alle, inklusive ihm selbst, Ausgleich und Freizeit

finden können.

 

7. Digitale Helfer

Wer die papierlose Planung bevorzugt, findet heute viele Apps und Programme. Ein kleiner Überblick:

Outlook: Das Programm von Microsoft kann mehr, als nur E-Mails verwalten. Es bietet auch ein Kontaktbuch, einen Kalender und einen Notizblock, die sich auf allen Geräten synchronisieren. Außerdem hat man die Möglichkeit, jedem Familienmitglied einen Kalender zuzuweisen und z. B. Termine der Kinder ein- oder auszublenden.

Wunderlist: Mit dieser App kann man To-do-Listen für sich privat, den Hof oder die Mitarbeiter anlegen. Denn die Listen lassen sich mit anderen Personen teilen. Der Landwirt kann z. B. im Büro eine Liste schreiben, die er dem Mitarbeiter direkt auf das Smartphone sendet. Praktisch ist auch das Schreiben eines Einkaufszettels oder einer Liste mit „Terminen zu Zweit“, für Kinobesuch oder Tanzabend. Die einzelnen To-do-Listen kann man mit einem Termin und Notizen versehen.

Evernote: Das Programm ist besonders für Personen hilfreich, die viel unterwegs sind. Mit Evernote lassen sich neben Notizen und Arbeitslisten auch Fotos, Dokumente und Grafiken verwalten.

Praktisch: Bis zu einem gewissen Grad kann Evernote handschriftliche Dokumente lesen. Das erleichtert auch die Stichwortsuche in fotografierten Notizen.

 

8. Klare Ansagen

Vor allem Termine mit mehreren Personen haben die Eigenart, länger zu dauern als geplant. Eberhard Breuninger empfiehlt, für Besprechungen sogenannte Zeitanker zu setzen. Legen Sie einen solchen Anker schon im Vorfeld fest: „Am Samstag hätte ich 3 Stunden Zeit. Reicht das?“ Oder: „Klar, am Mittwoch um drei passt es mir super, bis um 16 Uhr sind wir mit den Unterlagen durch, richtig?“ Die goldene Regel heißt hier: Zeitfenster kommunizieren, bevor es losgeht. Auch wenn man sich gern mit dem Gegenüber austauscht: Wenn jeder weiß, wie viel Zeit angesetzt ist, hält sich auch das Erzählen und „Schwatzen“ in Grenzen.

Der Trainer setzt zudem auf andere Methoden des sogenannten Primings: „Wenn ich stets mit einer schlechten Grundeinstellung über den Hof laufe, knicke ich schon bei leichtem Gegenwind ein. Erst wenn ich fest überzeugt bin, etwas verändern zu können, dann tut sich was!“ Veränderung darf dann auch weh tun, weiß Breuninger.

 

9. Neues einüben

Zeitmanagement bedeutet, sich auf Veränderungen wirklich einzulassen. Wer aus dem Hamsterrad aussteigen möchte, muss auch damit beginnen, seine Gedankenwelt zu aktivieren.

Daher meint Eberhard Breuninger: „Gönnen Sie sich immer wieder Impulse von außen. Das heißt nicht, neidisch auf den Nachbarn zu schauen, sondern zu sehen, was ich von Anderen bei mir selbst gut oder besser umsetzen kann.“ Auch kleine Veränderungen, die nur wenig Zeit einsparen, bewirken Großes. Denn: Wer beginnt, sein Zeitmanagement vom Kleinen aus zu verändern, der trainiert sich selbst darauf, auch größere Zusammenhänge zeitbewusst zu betrachten.

 

10. Immer wieder ausprobieren

Die beste Methode zur Zeitplanung nützt nichts, wenn man sie als unangenehm und nervig empfindet. Wer mit Zeitmanagement Erfolg haben möchte, sollte die vorgeschlagenen Mittel deshalb stets weiterentwickeln oder ändern, bis sie „sitzen“. Denn trotz zahlreicher Werkzeuge muss das Zeitmanagement ohne Patentrezepte auskommen. Was am besten zum eigenen Leben passt, sollte und muss jeder individuell für sich herausfinden.

Einige Vorschläge: Malen Sie eine zusätzliche Spalte in den Kalender oder erweitern Sie die meist übliche Zeitangabe auf 6 Uhr statt 8 Uhr, wenn Sie Frühaufsteher sind. Nutzen Sie Ihr Notizbuch von beiden Seiten: Beschreiben Sie es von vorne nach hinten mit Privatem, drehen Sie es herum und schreiben Sie (quasi von hinten nach vorne) Ideen für den Hof hinein. Benutzen Sie PostIts oder verschieden farbige Stifte. Erlaubt ist, was für Sie funktioniert.

Das bedeutet auch, dass Sie einen langen Atem brauchen, um aufmerksam auszuprobieren, welches Werkzeug für Sie genau richtig ist.