Frank Böckmann aus Essen/Oldenburg (Niedersachsen) ist strategisch gut aufgestellt. Zusammen mit seiner Familie und einem Mitarbeiter bewirtschaftet er einen 75-ha-Betrieb mit Sauen und Mastschweinen im geschlossenen System.
Senior Franz Böckmann hat viele Jahre lang die Buchführung im Betrieb gemanagt. Das heißt, er hat sich um die Finanzen und die Abheftung der Belege gekümmert. Alle drei Monate hat er diese der Steuerberatungsgesellschaft Meyer, Beelmann und Partner übergeben.
Damit waren Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege für ein Vierteljahr nicht im Betrieb greifbar.
Das sorgte regelmäßig für Nachfragen in der Buchstelle: „Fax mal rüber“. Das kostete auf beiden Seiten wertvolle Arbeitszeit.
Nach Meinung von Timo Högemann, Steuerberater, Partner und Mitgeschäftsführer der Gesellschaft, brauchte das im Zeitalter der Digitalisierung und Vernetzung nicht mehr sein. In seiner Kanzlei wird die Software der Firma Datev eingesetzt, die auch mit dem Programm „Unternehmen Online“ eine Möglichkeit zum Belegaustausch anbietet. Was aber fehlte, war ein speziell für landwirtschaftliche Betriebe maßgeschneidertes Dokumentenmanagementsystem.
Deshalb befasste sich Timo Högemann im vergangenen Winter mit dem Dokumentenmanagement von top farmplan (profi 8/2018, Seite 94) und war auf Anhieb begeistert: „Als ich dann noch feststellte, dass es eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online gibt, fiel mein Entschluss, beides auszuprobieren. Dafür brauchte es einen mutigen Klienten, der am besten gleich ins kalte Wasser springt.“
Timo Högemanns Wahl fiel auf Frank Böckmann. Der Landwirt zögerte nicht lange und richtete sich im Februar dieses Jahres einen Zugang bei top farmplan ein. „Ich hatte schon vorher vom digitalen Aktenschrank gehört, wollte meinem Vater aber nicht die Arbeit wegnehmen. Als ich ihm die Lage erklärte, fand der die Idee auch gut“, erinnert sich Böckmann. Er machte gleich Nägel mit Köpfen und schaffte sich einen Dokumentenscanner an. Seitdem lädt er jedes betriebliche Dokument vom Wiegeschein bis zum Steuerbescheid bei top farmplan hoch.
Das macht er täglich und konsequent
„Plötzlich war unser Schreibtisch leer, und trotzdem war jedes Dokument im System mithilfe der Suchfunktion in aller Kürze auffindbar“, so Frank Böckmann. Die Originalrechnungen heftet Senior Franz Böckmann bislang nach seinem alten System zusammen mit den Kontoauszügen in Heftordnern ab. Im digitalen Aktenschrank von top farmplan könnte Frank Böckmann der Buchstelle einen Lesezugang zu den Rechnungen und Belegen einrichten.
Das würde schon einmal den physischen Transport der Papierordner erübrigen und den Mitarbeitern ermöglichen, sukzessive zu buchen, statt einen vierteljährlichen Rechnungsberg abzuarbeiten. Doch käme er damit nicht dem großen Ziel von Timo Högemann näher, die Handeingaben in der Buchstelle mindern.
Den echten Durchbruch bringt erst die digitale Schnittstelle zwischen top farmplan und DATEV Unternehmen Online. Frank Böckmann hat sich dazu mit Timo Högemanns Hilfe eine Schnittstelle zum „datevconnect-online“ angelegt. Diese ist in der Lage, auf Dokumente des Aktenschranks zuzugreifen.
Das setzt voraus, dass Landwirt Böckmann die Ordner Rechnungseingang, Rechnungsausgang und die Kasse in top farmplan für datevconnect-online freigibt. Das kostet ihn drei Häkchen. Anschließend liegen die für die Buchstelle relevanten Belege in der DATEV-Cloud „Unternehmen Online“ und stehen der Buchstelle zur Verfügung. Dabei liest das DATEV-System über eine Texterkennung gleichzeitig mit und erkennt wiederkehrende Informationen für die Buchhaltung. Das sind Firmennamen, Rechnungsbeträge, Rechnungsnummern und das Datum. Daraus entwickelt es Routinen, die den Buchstellenmitarbeitern nicht die Kontrolle, wohl aber die händischen Eingaben abnimmt.
„Das ist für uns der große Schritt nach vorne“, um die Datenerfassung und die Kontierung effizienter zu machen“, beschreibt Timo Högemann die wesentliche Zielsetzung der Schnittstelle zwischen top farmplan und der DATEV-Cloud. Doch was hat der Landwirt davon?
Neben der ständigen Verfügbarkeit seiner Belege auf dem Hof spart er Fahrtkosten. Durch die tägliche Übermittlung der Belege ist eine zeitnahe Verbuchung gewährleistet. Und letztlich werden aufwändige, manuelle Arbeiten in der Buchstelle automatisiert. Viele landwirtschaftliche Buchstellen arbeiten mit anderen Softwarehäusern als der Datev zusammen. top farmplan ist zurzeit im Gespräch mit allen Dienstleistern in der Branche – und die Chancen stehen gut, dass bald weitere dazu kommen.
Das bleibt festzuhalten: Landwirt Frank Böckmann nutzt den digitalen Aktenschrank von top farmplan für seine Buchführung. Eine digitale Schnittstelle zu Datev Unternehmen Online erleichtert den Erfassungsaufwand. Statt vierteljährlich Belegberge zu erfassen, können die Mitarbeiter der Buchstelle kontinuierlich buchen. Jeden Beleg gibt der Landwirt zuvor für DATEV- Unternehmen Online frei. Dazu Steuerberater Timo Högemann: „Wir sind am Ziel, wenn das Hochladen von Rechnungen bei top farmplan dieselbe Routine bekommt wie das tägliche Zähneputzen.“ Um dem näher zu kommen, bietet top farmplan einen kostenlosen 90-tägigen Testzugang an. Dazu gehören auch auch eine Ackerschlagkartei, das HI-Tier-Modul sowie eine App für den mobilen Zugriff auf alle Belege und Funktionen.
