Schon, wenn Sie einen Azubi beschäftigen, müssen Sie dessen persönliche Daten speichern und teils weitergeben. Das ist auch in vollem Umfang ohne gesonderte Einwilligung der Mitarbeiter erlaubt, solange Sie die Daten nur verwenden, um Ihre vertraglichen Pflichten als Arbeitgeber zu erfüllen, z.B. um Lohn abzuführen.

Besonders achtsam müssen Sie allerdings deshalb sein, weil die Daten auch „brisante“ Informationen preisgeben. So müssen die Mitarbeiter Ihnen mitteilen, welche Konfession sie haben, damit Sie die Kirchensteuer abführen können. Zudem weiß jeder Betriebsleiter über den Gesundheitszustand seiner Angestellten Bescheid, da er Aufzeichnungen zu Krankheitstagen macht und ärztliche Atteste bekommt. Diese Gesundheitsdaten sollten Sie getrennt von anderen Unterlagen, also in extra Dateien und Ordnern aufbewahren und besonders sichern.

Auch mit den restlichen Daten sollten Sie umsichtig umgehen: Verschicken Sie Daten per E-Mail z.B. an Ihren Steuerberater nur verschlüsselt. Veröffentlichen Sie Fotos auf Websites oder Plakaten im Hofladen nur mit schriftlicher Einwilligung.

Löschen Sie Daten am besten sobald Sie diese nicht mehr benötigen, spätestens aber, wenn der Mitarbeiter es von Ihnen verlangt. Stundenaufzeichnungen und sonstige Lohnunterlagen müssen Sie bis zum Ablauf des Kalenderjahres behalten, das auf die Prüfung durch die Rentenversicherung folgt. Da diese nicht so häufig prüft, können das bis zu sechs Jahre sein. Befürchten Sie Rechtsstreitigkeiten mit einem momentan beschäftigten oder ehemaligen Mitarbeiter, dürfen Sie Unterlagen aber auch länger behalten.

Beschäftigen Sie Mitarbeiter für die Buchhaltung, sollten Sie von diesen eine schriftliche Erklärung unterzeichnen lassen, in der diese sich verpflichten, das Datengeheimnis zu wahren. Die Erklärung kann formlos erfolgen.

Johannes Krapp, WLAV Münster