Ob Arbeitszimmer oder Betriebsbüro – die folgenden Kosten können Sie als Betriebsausgaben geltend machen:
- Anteilige Gebäude-Afa einschließlich eventueller Sonderabschreibungen.
- Anteilige Schuldzinsen, wenn Sie zur Anschaffung/Herstellung oder Reparatur des Gebäudes einen Kredit aufgenommen haben.
- Wasser- und Energiekosten.
- Anteilige Gebühren der Abwasserbeseitigung.
- Reinigungskosten.
- Anteilige Grundsteuer, Müllabfuhr, Schornsteinfeger-Gebühren usw.
- Anteilige Gebäude- und Inventarversicherungen.
- Renovierungskosten.
- Aufwendungen für die Ausstattung des Arbeits- bzw. Büroraumes z.B. mit Tapeten, Teppichen, Fenstervorhängen, Gardinen und Lampen.
Luxusgegenstände, wie z. B. Kunstwerke, die vorrangig der Ausschmückung des Arbeitszimmers dienen, sind dagegen nicht steuerlich abzugsfähig.
Keine Pauschale:
Die abzugsfähigen Kosten des Arbeitszimmers/Büros werden grundsätzlich nach dem Verhältnis von Wohnfläche zur Fläche des Büros berechnet. Soweit möglich, können Kosten auch direkt zugeordnet werden.Der entscheidende Unterschied: Handelt es sich um ein Betriebsbüro oder ein nicht-häusliches Arbeitszimmer, können Sie die vollen (angemessenen) Kosten steuerlich geltend machen. Handelt es sich dagegen um ein „häusliches“ Arbeitszimmer, ist der Abzug auf 1 250 €/Jahr begrenzt. Diese spezielle Regelung wird u. a. damit begründet, dass der Fiskus – anders als im betrieblichen Bereich – in der privaten Sphäre keine entsprechenden Kontrollrechte habe, um den vom Steuerpflichtigen angegebenen Sachverhalt zu überprüfen.
Wichtig: Die 1 250 €-Grenze ist kein Pauschbetrag. Sie können beim häuslichen Arbeitszimmer also nicht grundsätzlich Kosten von 1 250 €/Jahr geltend machen. Vielmehr müssen Sie die entstandenen Kosten einzeln nachweisen. Der Steuerabzug wird dann bei 1 250 € pro Jahr gedeckelt.
Wegen der Vermischung von privater und betrieblicher Sphäre sind die Aufzeichnungspflichten für ein häusliches Arbeitszimmer sogar strenger als bei einem nicht-häuslichen Arbeitszimmer oder einem Betriebsbüro. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können nur dann gewinnmindernd berücksichtigt werden, wenn sie gesondert aufgezeichnet werden.
Eigenes Konto!
Das heißt: Im Rahmen der Finanzbuchhaltung müssen die Aufwendungen separat auf einem gesonderten Konto erfasst werden. Erleichterungen gelten lediglich für Finanzierungskosten, die geltend gemachten Abschreibungsbeträge sowie für die verbrauchsabhängigen Kosten (z. B. Wasser und Energie). Hier genügt es dem Fiskus, wenn Sie diese einmal jährlich z.B. auf Basis der Bank- oder Gebührenabrechnung aufteilen und aufzeichnen.Damit die Kosten eines Arbeitszimmers/Büros steuerlich absetzbar sind, muss es nicht mehr ausschließlich oder fast ausschließlich beruflich genutzt werden. Inzwischen haben die Finanzgerichte entschieden, dass bei einer privaten Mitbenutzung – sofern diese nicht völlig untergeordnet ist – die Kosten auf den betrieb-lichen und privaten Bereich aufgeteilt werden können. Sie verweisen dabei auf die jüngere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zu gemischt veranlassten Aufwendungen, z. B. bei landwirtschaftlichen Fach- und Studienreisen, bei denen eine solche Aufteilung ebenfalls zulässig ist.
