Ich habe lange nach einer Lösung für die sich in meinem Rechner auftürmenden E-Mails gesucht. Ich habe verschiedene Programme getestet. Entschieden habe ich mich für „FlexKontor“. Seit Juli 2014 nutze ich nun das Programm.
Wichtig ist ein überzeugender Aufbau der Ablageverzeichnisse. Ich empfehle, sich im Vorfeld intensive Gedanken zu machen, welche Verzeichnisse Sie brauchen. „FlexKontor“ bietet einen umfangreichen Standard-Verzeichnisbaum, der auf die Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.
Vom papierlosen Büro bin ich noch weit entfernt. Als Schweine- und Hähnchenmäster mit Ackerbau bekomme ich viele Schreiben und Dokumente per Fax, vieles davon kann ich jetzt nach dem Einscannen wegwerfen (z. B. QS-Infoschreiben, Preisinfos bei Hähnchen). Sehr nützlich ist auch die Möglichkeit, eingescannte Belege per Mail weiterzuleiten.
Klären muss ich noch, ob es reicht, den Prüfern bei der QS- oder Cross Compliance-Prüfung nur die Belege am Bildschirm zu zeigen anstatt der Originale. Dann bräuchte ich in Zukunft auch diese nicht mehr getrennt auf Papier abzulegen. Ich bin schon gespannt, wie das Programm im Test abschneidet und wünsche allen Testteilnehmen viel Erfolg.
Josef Schulte-Eißing, 26871 Aschendorf
Es gibt auch andere gute Programme
Mit Interesse habe ich die Beiträge zum Thema „Büroorganisation“ gelesen. Mich hat es allerdings ein wenig gestört, dass Sie indirekt das Programm „FlexKontor“ bewerben. Es gibt auch andere gute Programme. Ich habe z. B. super Erfahrungen mit dem Programm „Devonthink Pro Office“ (DTPO) gemacht, dass meiner Ansicht nach günstiger und flexibler als „FlexKontor“ ist.
Die Dateien können ähnlich wie bei „FlexKontor“ in einer Struktur abgelegt oder verschlagwortet werden. Letzteres bevorzuge ich, da ich Dokumenten mehrere Schlagworte zuweisen kann, wie z. B. „Diesel“ und „2014“.
„DTPO“ bietet auch die Möglichkeit, verschiedene Datenbanken anzulegen wie „Buchführung“ oder „Bodenanalysen“. Gut ist auch das Safari-Plugin, mit dem interessante Webseiten in den Datenbanken von „DTPO“ abgelegt werden können.
Um Belege für die Buchführung schneller zu finden wird dem gescannten Beleg automatisch eine fortlaufende Belegnummer zugewiesen.
Beim papierlosen Büro ist es existenziell, dass man ein sicheres Backup seiner Daten macht. Ein Backup wird stündlich auf eine externe Festplatte geschrieben. Ein weiteres Backup wird auf meinem Rechner verschlüsselt und in die Cloud von Amazon gelegt.
Eckart Grünhagen, 29525 Uelzen
