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Rechnungen: Worauf das Finanzamt Wert legt

Fehler in Rechnungen können teuer werden – sowohl für den Empfänger als auch den Aussteller. Worauf Betriebsprüfer achten, und wie Sie eine fehlerhafte Rechnung korrigieren.

Lesezeit: 10 Minuten

Unser Autor: Bernhard Billermann, wetreu Alfred Haupt KG Münster

Geht auch für Sie künftig kein Weg mehr an der Regelbesteuerung vorbei? Dann müssen Sie zwar die Umsatzsteuer aus Ihren Erlösen an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug erstattet Ihnen die Behörde aber die Vorsteuer aus Ihren Ausgaben.

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Wie ein Blanko-Scheck dient dabei die Rechnung, mit der Sie Ihre An­sprüche geltend machen können. Ent­sprechend teuer sind Fehler, denn dann kann Ihnen das Finanzamt die Vorsteuererstattung verweigern. Im schlimmsten Fall erkennt das Finanzamt die Rechnung nicht einmal für den Betriebsausgabenabzug an.

Auch derjenige, der eine Rechnung ausstellt, wird vom Finanzamt zur Kasse gebeten, wenn sich Fehler eingeschlichen haben. Zu hoch ausgewiesene Beträge müssen Sie an den Fiskus abgeben. Und wenn Sie zu wenig angesetzt haben, schulden Sie dem Fiskus die richtige Steuer, haben jedoch zu wenig vom Geschäftspartner erhalten.

Worauf Betriebsprüfer Wert legen, was in einer Rechnung enthalten sein muss und wie Sie Abrechnungen korrigieren können, haben wir für Sie zusammengetragen.

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Z E I T P U N K T

Frist beachten

Spätestens sechs Monate nach dem ­Verkauf bzw. einer Dienstleistung müssen Sie Ihrem Geschäftspartner eine Rechnung schicken. Bei steuerfreien Leis­tungen wie Miet- oder Pachteinnahmen sind Sie von dieser Pflicht befreit. Auch bei Geschäften mit Privatpersonen müssen Sie nicht zwangsläufig eine Abrechnung erstellen, es sei denn es handelt sich um eine Werklieferung. Dann geht kein Weg an einer Rechnung vorbei.

Das ist immer dann der Fall, wenn Sie nicht nur Ware liefern, sondern diese auch vor Ort verarbeiten. Beispiel: Sie liefern einem Hobbylandwirt nicht nur Gerste, Sojaschrot und -öl, sondern vermahlen die drei Komponenten auch noch vor Ort zu einem Mischfutter. Oder Sie säen für Ihren Nachbarn nicht nur Gerste, sondern bringen auch das Saatgut mit.

Halten Sie sich nicht an die Sechs-Monats-Frist, droht Ihnen eine Strafe von bis zu 5.000 €. Ihre Ansprüche gegenüber Ihrem Geschäftspartner sind damit aber nicht verjährt. Sie können das Geld bis zu drei Jahre später noch einfordern. Danach verjährt Ihr Anspruch allerdings für immer.

Wichtig: Wenn Sie einen Nettoumsatz von 600.000 €/Jahr  und mehr erzielen, sind für Sie die sechs Monate nur ein theoretischer Wert. Denn dann gilt für Sie zwangsläufig die sogenannte Sollversteuerung, d. h.: Sie schulden dem Finanzamt zu dem Zeitpunkt die Umsatzsteuer, an dem Sie die Leistung erbracht haben. Dazu müssen Sie einmal pro Quartal Ihre Umsätze und die Umsatzsteuer für die zurückliegenden drei Monate beim Finanzamt mitteilen. Von diesem Betrag dürfen Sie Ihre Vorsteuer abziehen.

Die Differenz überweisen Sie anschließend an die Behörde. Als Nachweis dafür benötigen Sie die dazugehörigen Rechnungen. Daher haben Sie in diesem Fall keine sechs Monate lang Zeit, um eine Rechnung zu erstellen.

 Betriebe mit weniger als 600.000 € Umsatz (netto)  können zur Ist-Besteuerung wechseln. Dann wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn Sie das Geld erhalten haben.

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F O R M

Nicht alles ist erlaubt

Ob auf Papier, per Fax oder elektronisch – eine Rechnung dürfen Sie auf unterschiedlichste Weise versenden. Aber immer wenn Sie vom Fax oder dem Brief abweichen, benötigen Sie für den elektronischen Versand eine Einwilligung des Kunden. Weniger flexibel sind Sie, was den Inhalt betrifft. Diese Angaben sind vorgeschrieben:

  • der vollständige Name und die Adresse des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers,
  • die Steuer- oder die USt-Identifikationsnummer des Leistungserbringers,
  • das Datum, wann Sie die Rechnung erstellt haben,
  • die fortlaufende Rechnungsnummer,
  • die Menge und Art der Waren bzw. der Leistung mit der handelsüblichen Bezeichnung,
  • den Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt,
  • das nach Steuersätzen getrennte Nettoentgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag sowie
  • bei Steuerbefreiungen einen Hinweis, warum Sie von der Steuer befreit sind.

Wenn im Lieferschein bereits einige notwendige Angaben enthalten sind, dann brauchen Sie diese nicht zwangsläufig in der Rechnung wiederholen. In diesem Fall muss der Empfänger aber auch beide Dokumente aufbewahren (Lieferschein und Rechnung). Sie dürfen mit Buchstaben, Kürzeln oder Zahlen arbeiten. Aber Sie müssen diese erläutern – in der Rechnung selbst oder anderen Unterlagen, wie dem Rahmenvertrag für eine Lieferung.

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K L E I N S T B E T R Ä G E

Die 250 €-Grenze

Wenn Sie Beträge von bis zu 250 € brutto abrechnen, können Sie eine abgespeckte Version erstellen und müssen lediglich:

  • Name und Anschrift des Leistungs­erbringers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die Menge oder Art der Ware bzw. Leistung,
  • das Bruttoentgelt und
  • den Steuersatz oder den Grund für die Steuerbefreiung angeben.

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G U T S C H R I F T E N

Alternativen zulässig

Sie können auch mit einer Gutschrift abrechnen. Dafür gelten die gleichen Vorgaben wie für eine Rechnung. Sie müssen aber nicht nur Ihre Steuernummer, sondern auch die des Leistungsempfängers angeben. Außerdem müssen Sie das Wort Gutschrift erwähnen.

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F E H L E R

Rechnungen korrigieren

Fehler passieren und deshalb dürfen Sie eine Rechnung bzw. Gutschrift korrigieren. Grundsätzlich darf das aber nur der Leistungserbringer. Dafür haben Sie drei Jahre lang Zeit. Verwenden Sie bei einer Korrektur die Begriffe „Korrektur-Rechnung“ und „Korrektur-Gutschrift“ und beziehen Sie sich auf den Ursprungsbeleg.

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I N N E N U M S Ä T Z E

Rechnung an sich selbst

Wenn Sie zwei oder mehr Unternehmen in ihrem Namen bewirtschaften, dürfen Sie für Lieferungen untereinander kei­ne Umsatzsteuer in den Rechnungen ­ausweisen. Beispiel: Sie haben für Ihre ­Biogasanlage einen Gewerbebetrieb gegründet und Ihr landwirtschaftlicher Betrieb liefert der Anlage Mais. In diesem Fall gilt die Lieferung als Innenumsatz und unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Wenn allerdings ein anderer Unternehmer wie z. B. Ihre Frau, Ihr Vater, Ihre Kinder oder eine GbR die Anlage betreibt, müssen Sie die Lieferung fremdüblich abrechnen und eine Rechnung ausstellen. Die Lieferungen bei umsatzsteuerlichen Organschaften zwischen Ihnen und Ihrer GmbH oder GmbH & Co. KG unterliegen ebenfalls nicht der Umsatzsteuer.

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GEFÄLLIGKEITSRECHNUNG

Nachzahlungen drohen

Wenn Sie Angehörigen oder auch fremden Dritten Waren oder Dienstleistungen für deutlich weniger berechnen, als sonst üblich, kann sich das rächen. Dann darf Ihnen das Finanzamt die Umsatzsteuer anhand einer sogenannten Mindestbemessungsgrundlage berechnen und den fehlenden Betrag einfordern. Und Ihr Angehöriger hat keinen Anspruch auf einen Vorsteuerabzug, da ihm keine „ordentliche“ Rechnung vorliegt.  Tipp:  Korrigieren Sie die aus Sicht der Finanzverwaltung zu niedrige Rechnung im Nachgang.

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D O K U M E N T A T I O N

Nichts wegschmeißen!

Bewahren Sie die von Ihnen ausgestellten bzw. erhaltenen Rechnungen im Original zehn Jahre lang auf. Die Zehn-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn Sie im August 2022 eine Rechnung ausstellen, endet die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2032.

Eine Rechnung, die Sie elektronisch erhalten, müssen Sie auch elektronisch speichern – inklusive Anhang, wenn die ­eigentliche Rechnung im Anhang enthalten ist. Es reicht nicht aus, wenn Sie die E-Mail ausdrucken und dann löschen. Wenn Angaben zur Lieferung bzw. Dienstleistung in der E-Mail enthalten sind und nicht in der Rechnung, müssen Sie beides elektronisch speichern bzw. aufbewahren. Sie dürfen hingegen Rechnungen einscannen, sollten aber das Original sicherheitshalber aufbewahren. Der Scan muss genauso aussehen wie die ursprüngliche Rechnung.

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S T E U E R S C H U L D N E R

Wer zahlt die Zeche?

Die Steuer ans Finanzamt zahlt grundsätzlich immer der Leistungserbringer, also derjenige, der die Rechnung ausstellt. Wenn Sie allerdings die Dienste eines ausländischen Unternehmens in Anspruch nehmen oder Grundstücke verkaufen, kann sich dies umkehren. Dann ist der Leistungsempfänger dafür verantwortlich. In solchen Fällen enthält die Rechnung nur das Nettoentgelt und einen Hinweis, dass der Leistungsempfänger Steuerschuldner nach „§ 13b UStG“ ist. Das gilt im Übrigen auch für Pauschalierer.

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P R O G R A M M E

Die Qual der Wahl

Mit der digitalen Buchführung gehören ausdrucken und abheften der Vergangenheit an. Dennoch erstellen nicht wenige Landwirte nach wie vor ihre Rechnungen in Word oder Excel. Das kann eine Lösung sein. Sie laufen aber Gefahr, in die GOBD-Falle zu tappen.

Die vier Buchstaben stehen für: Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Und danach müssen Sie Buchungen und Aufzeichnungen so erstellen, dass Sie Rechnungen im Nachhinein nicht verändern können. Word- oder Excel-Rechnungen sind daher vor allem eines: nicht rechtssicher. Greifen Sie besser zu Programmen, die GOBD-konform sind und deren Hersteller Ihnen dieses garantieren.

Der Markt für Rechnungsprogramme ist groß und unübersichtlich. Angefangen von Einzellösungen über Onlineprogramme bis hin zu umfangreicher Buchführungssoftware, bei der die Rechnungsprogramme ein Modul von vielen ist. Bei der Auswahl der Software sollten Sie sich an Ihren Bedürfnissen, der Ausbaufähigkeit der Programme und folgenden Kriterien orientieren:

  1. Im Idealfall enthält Ihre Software ein Tool, um Rechnungen zu erstellen.
  2. Setzen Sie auf eine Software, die über eine Exportschnittstelle zum Steuerberater verfügt.
  3. Mit dem Programm sollten Sie Rechnungen via Handy einscannen können.
  4. Setzen Sie auf Software, die ein ­Dokumentenmanagement enthält.
  5. Sie sollten in dem Programm auch PDF erstellen können.
  6. Je nach Anbieter, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnung frei zu gestalten (zum Beispiel Hoflogo einbauen).
  7. Mit einigen Programmen haben Sie den Zugriff auf Ihre Konten. So haben Sie beispielsweise immer im Blick, welche Rechnungen noch offen sind und welche bezahlt wurden bzw. welche Sie noch überweisen müssen.

Zu den bekannten und in der Landwirtschaft häufig eingesetzten Programmen gehören (alle GOBD-konform, Stand 20.1.2022):

Datev

Vorteile: Das Programm enthält ein Dokumentenmanagement. Sie können mobil Dokumente einscannen und haben eine Anbindung zum ­Online-Banking. Zudem gibt es eine Schnittstelle, um die Daten bequem zum Steuerberater übertragen zu können.

Nachteile: Keine Schlagkartei, keine HIT-Meldungen, keine App.

Kosten: ab 125 €/Jahr

Landdata Adnova+

Vorteile: Auch als App verfügbar, enthält ein Dokumentenmanagement, unterstützt mobiles Scannen, Onlinebanking möglich.

Nachteile: Keine zusätzlichen Funktionen wie z. B. Schlagkartei oder HIT-Datenbank, keine App.

Kosten: ab 120 €/Jahr

top farmplan

Vorteile: Die Software nutzen Sie online, alles wird somit in einer Cloud gespeichert. Es gibt ein Dokumentenmanagement. Sie können Rechnungen einscannen und ein PDF erstellen. Enthält außerdem eine Schlagkartei, eine Anbindung an die HIT-Datenbank und ist als App erhältlich.

Nachteile: Keine Anbindung zu den Bankkonten.

Kosten: ab rund 155 €/Jahr

NLB assBeleg mit assFakt

Vorteile: Enthält eine Schnittstelle zum Steuerberater, verfügt über ein Dokumentenmanagement und unterstützt Onlinebanking. Ist einfach in der Handhabung.

Nachteile: Sie benötigen zum Erstellen einer Rechnung das Zusatzmodul „AssFAKT“. Kein mobiles Scannen möglich. Enthält keine Schlagkartei und Anbindung an die HIT-Datenbank. Nicht als App verfügbar.

Kosten: ab 60 €/Jahr

Wichtig:  Stimmen Sie sich zuvor mit Ihrem Steuerberater bzw. lhrer landwirtschaftlichen Buchstelle ab, welches Programm mit deren Schnittstellen für Sie sinnvoll ist, damit ein problemloser Datenaustausch möglich ist.

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