top farmplan: Alles über ein Programm

Dokumente einfach erfassen und sicher ablegen, E-Mails empfangen und bearbeiten, Tierbestände an HIT melden – mobil und über ein Programm. Wer träumt nicht vom digitalen Agrarbüro? top farmplan macht es möglich.

Kennen Sie das auch? Im Rahmen einer Kontrolle will der Prüfer Ihre Düngebedarfsermittlung sehen. Sie wissen genau, dass Sie das Dokument in der vergangenen Woche auf den letzten Stand gebracht haben. Aber jetzt finden Sie diese Version auf Ihrem Rechner auf die Schnelle nicht wieder. Und je ungeduldiger der Prüfer wird, desto nervöser werden Sie bei der Suche. Mit der Volltextsuche von top farmplan kann Ihnen das nicht passieren, weil Sie damit immer zuverlässig und schnell die aktuellste Version Ihres Dokuments finden.

Der „Akten-Syncdienst“ (Sync-Client) von top farmplan erspart es Ihnen darüber hinaus, die Dateien von Hand hoch- oder runterladen zu müssen. So greifen Sie immer automatisch auf die aktuellste Version zu.
Als „Client“ bezeichnen die Computerexperten kleine Programme, die auf einem Endgerät, also zum Beispiel auf Ihrem Smartphone oder Ihrem Büro-PC ausgespielt werden und die mit einem Zentralrechner (Server) in Verbindung stehen.

Automatisch synchronisieren

Der Akten-Syncdienst von top farmplan ist ein solches Programm, das Sie auf Ihrem PC installieren können. Laden Sie diesen unter www.topfarmplan.de/syncclient herunter und starten Sie die Installation per Doppelklick auf die Datei.

Der Syncdienst ermöglicht es Ihnen, die Daten zwischen dem top farmplan-Aktenschrank in der Cloud und Ihrem Bürorechner zu synchronisieren. Dabei werden die Daten in beide Richtungen aktualisiert: Vom Rechner in die Cloud und von der Cloud auf Ihren Rechner.

Das hat zwei große Vorteile: Ihre Dokumente sind in Ihrem digitalen Aktenschrank gesichert und geschützt vor Datenverlust. Und Sie können vom heimischen PC oder mobil jederzeit auf die Daten zugreifen.

Mit dem Akten-Syncdienst, der Bestandteil der Premiumvariante von top farmplan ist, lassen sich schnell auch größere Dokumentenmengen auf top farmplan hochladen und verarbeiten. Das ermöglicht Ihnen effizientes Arbeiten im Büro ohne lästige Wartezeiten.

Mails abrufen

Über top farmplan können Sie auch Ihre Mails abrufen. Mit der Registrierung bei top farmplan bekommt jeder Nutzer ein eigenes neues E-Mail-Konto. Nicht noch eine neue Adresse, werden Sie jetzt denken.Das ist aber kein Problem. Sie können Ihre alte E-Mail-Adresse weiter nutzen und diese als vollfunktionales E-Mail-Konto bei top farmplan einbinden. Das gilt zum Beispiel für typische Anbieter wie GMX, web.de, T-Online, Vodafone oder Gmail.

Je nach E-Mail-Anbieter können dafür aber zusätzliche Einstellungen im jeweiligen Original-Postfach nötig sein. Bei GMX müssen Sie das Konto zum Beispiel zunächst für die Nutzung über IMAP freigeben.
Bei Gmail ist es unter Umständen noch zusätzlich notwendig, auch den Zugriff für unsichere Apps zu erlauben. Ihre bestehende E-Mail integrieren Sie wie folgt: Bereich „Einstellungen“ im Hauptmenü auswählen, unter dem Punkt „E-Mail“ den Eintrag „externe Konten“ auswählen, auf „+ externes Konto“ klicken und den passenden E-Mail-Anbieter ansteuern.

Wenn dort Ihr Anbieter nicht aufgeführt ist, wählen Sie bitte den Menüpunkt „IMAP/SMTP“. IMAP synchronisiert Ihre E-Mails zwischen Server und den E-Mail-Programmen Ihres Computers, Tablets oder Smartphones. Was Sie dort für Ihren E-Mail-Dienstleister eintragen müssen, können Sie ggf. bei Ihrem Anbieter oder Rechenzentrumsdienstleister (Hoster) erfragen.

Abschließend müssen Sie nur noch die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Kontos eingeben und schon sind Sie betriebsbereit. Nach Abschluss der Einrichtung können Sie wieder zurück ins Postfach von top farmplan wechseln. Dort finden Sie jetzt auf der linken Seite Ihre bisherige E-Mail-Adresse!

Einfaches Scannen

Sehr nützlich ist auch der „Scan-Assistent“ von top farmplan, den Sie auf Ihrem PC installieren können. Laden Sie ihn einfach unter www.topfarmplan.de/scanclient herunter und starten Sie die Installation per Doppelklick auf die Datei. Mit diesem Programm können Sie ein Dokument vom stationären Dokumentenscanner direkt in einen ausgewählten Ordner bei top farmplan hochladen. Auf diese Weise können Sie größere Belegstapel oder mehrseitige Dokumente schnell erfassen und verarbeiten.Natürlich können Sie über die top farmplan-App auch mobil scannen. Das ist besonders praktisch bei einseitigen Dokumenten oder zum direkten Erfassen von Liefer- und Wiegescheinen im Stall, auf dem Betrieb oder beim Landhändler bzw. bei der Genossenschaft.

Texte verarbeiten

In top farmplan ist selbstverständlich auch ein Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogramm integriert, das mit dem Word- und Excel-Programm von Microsoft kompatibel ist. Wenn Sie top farmplan nutzen, können Sie künftig also auf die teuren PC-Lizenzen für Word, Powerpoint oder Excel verzichten und Geld sparen.Das Online Office-Paket (Only Office) von top farmplan ist so angelegt, dass Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen untereinander kompatibel sind. Die bearbeiteten und im Aktenschrank von top farmplan abgelegten Dokumente sind bei Versand selbstverständlich mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen kompatibel.

Mit dem Steuerberater teilen

Mit top farmplan ist es auch möglich, Dokumente und ganze Ordner sehr einfach zu teilen, zum Beispiel mit Ihrem Steuerberater. Die Zusammenarbeit kann dabei wie folgt aussehen: Sie legen bezahlte Rechnungen im Ordner Buchhaltung in top farmplan ab. Diesen Ordner teilen Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser erhält dann einen Link, über den natürlich nur er den Inhalt des Ordners einsehen kann.Damit hat er unmittelbar Zugriff auf alle relevanten Belege und kann die Buchführung auf dem aktuellen Stand halten, ohne dass Sie Rechnungen hin und her mailen oder per Post zusenden müssen. Gleichzeitig bleiben die Originale bei Ihnen im Büro und können abgelegt werden.

Viele weitere Funktionen

Neben der Vereinfachung der Büroorganisation und -kommunikation bietet top farmplan noch viele andere Funktionsbereiche, die ineinandergreifen und so die Büroarbeit vereinfachen. Aktuell verfügbar sind

• ein Dokumentenmanagementsystem,
• eine Ackerschlagkartei und
• ein mobiles HIT-Meldemodul.

Konkret geplant sind darüber hinaus folgende Module:

• Düngebedarfsplanung, Nährstoffmanagement einschl. Stoffstrombilanz,
• Aufgabenverwaltung für Betriebe mit mehreren Mitarbeitern und
• die Erinnerungsfunktion für Termine.

Am besten testen

Damit Sie nicht die Katze im Sack kaufen, sollten Sie die verschiedenen Funktionen von top farmplan ausgiebig testen. So können Sie als top agrar-Abonnent 500 Dokumente kostenlos hochladen (Nicht‑ Abonnenten nur 300), um das digitale Agrarbüro von top farmplan (top agrar 10/2017, Seite 32) kennenzulernen. Darüber hinaus haben Sie 30 HIT-Meldungen frei (top agrar 11/2017, Seite 48).

Dazu müssen Sie sich nur unter www.topfarmplan.de mit E-Mail-Adresse, Name und Passwort unverbindlich registrieren. Das System holt sich dann Ihre kompletten Bestandsdaten aus HIT und stellt diese zur Bearbeitung zur Verfügung. Sie brauchen dann nur noch Ihre Betriebsnummer und PIN, um loszulegen. Da Sie die HIT-Meldung bei top farmplan auch mobil machen können, hat die nervige Zettelwirtschaft ein Ende.
Erst wenn Sie Ihr Testkontingent verbraucht haben und Sie top farmplan überzeugt hat, müssen Sie in den Bezahlmodus wechseln. Der unbeschränkte Premiumtarif zum digitalen Agrarbüro kostet 9,95 €/Monat.

Videos: