Mit top farmplan gegen das Chaos

Rechnungen einfach ablegen und wiederfinden, Cross Compliance-Unterlagen dokumentieren, Zu- und Abgänge aus dem Stall direkt in die HIT-Datenbank einpflegen. Wer träumt nicht davon? Mit dem digitalen Agrarbüro top farmplan geht das. Testen Sie jetzt kostenlos! Sonntag: Herbert Bauer sitzt seit zwei Stunden im Büro.

Das digitale und mobile Agrarbüro top farmplan ist eine echte Alternative zum Papier-Chaos. (Bildquelle: Höner)

Rechnungen einfach ablegen und wiederfinden, Cross Compliance-Unterlagen dokumentieren, Zu- und Abgänge aus dem Stall direkt in die HIT-Datenbank einpflegen. Wer träumt nicht davon? Mit dem digitalen Agrarbüro top farmplan geht das. Testen Sie jetzt kostenlos unter www.topfarmplan.de!

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Sonntag: Herbert Bauer sitzt seit zwei Stunden im Büro. Der wöchentliche Papierkram steht an: Rechnungen, Dokumentation, Bestandsverwaltung. In der Woche ist dafür keine Zeit. Statt einem Ausflug mit der Familie verbringt Bauer seinen „freien“ Sonntag im Büro.

Das Beispiel ist konstruiert, doch viele Landwirte kennen das nur zu gut. Die Büroarbeit ist aufwendig und ein echter Zeitfresser. Hier setzt top farmplan an. Die Software wurde mit Landwirten für Landwirte entwickelt. Mit Praktikererfahrungen macht sie den Büroalltag einfacher und schneller, und das ohne unnötigen Schnickschnack.

Was ist top farmplan? Das digitale Agrarbüro top farmplan bietet verschiedene Funktionsbereiche, die ineinandergreifen und so die Büroarbeit vereinfachen. In der Startphase umfasst es

Akten- und Papierstapel reduzieren sich gewaltig, wenn Sie Ihre Dokumente einscannen. Mit top farmplan finden Sie diese mobil oder am PC schnell und sicher wieder. (Bildquelle: Berning)

Das ist aber erst der Anfang. top farmplan wird konsequent weiter ausgebaut. Geplant sind unter anderem folgende Module:

Das Ziel ist, dass Sie mit top farmplan in Zukunft die wichtigsten Daten, Dokumente und Unterlagen über ein System vorhalten können. Das heißt, mit top farmplan stellen Sie die Cross Compliance-Unterlagen zusammen, sortieren die Rechnungen für den Steuerberater, machen die notwendigen Meldungen für die HIT-Datenbank direkt aus dem Stall, planen die Fruchtfolge und ermitteln auch den Düngebedarf für Ihre Kulturen. Das hat viele Vorteile:

Das Wichtigste dabei: Alles lässt sich einfach und intuitiv bedienen. Das Entwicklerteam schaltet die neuen Module erst frei, wenn unsere Test-Praktiker mit der Bedienung einverstanden sind. Denn komplizierte und überladene Programme gibt es schon genug.

In der aktuellen top agrar-Ausgabe 10 sowie der darauf folgenden stellen wir Ihnen die ersten fertigen Bereiche von top farmplan vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie das System optimal einsetzen können. Nutzen Sie die Chance, und testen Sie top farmplan kostenlos unter www.topfarmplan.de!

VIDEOS:

Anmelden und ausprobieren:

Rufen Sie im Netz www.topfarmplan.de auf und registrieren Sie sich mit E-Mail-​Adresse, Name und Passwort. Damit erhalten Sie einen kostenlosen, zeitlich unbeschränkten Testzugang und können alle verfügbaren Funktionen ausprobieren. Das Hochladen von Dokumenten ist im Testmodus auf 300, bzw. für top agrar-Abonnenten auf 500 Rechnungen, Schreiben etc. beschränkt. Außerdem können Sie maximal 30 HIT-Meldungen (verfügbar ab November) abgeben.

So testen Sie die Leistungsfähigkeit von top farmplan ausgiebig. Erst wenn Sie Ihr Testkontingent verbraucht haben und von top farmplan überzeugt sind, wechseln Sie in den Bezahlmodus. Der unbeschränkte Premiumtarif wird dann nur 9,95 € pro Monat kosten (zwölf Monate Laufzeit).

Natürlich gibt es top farmplan auch als App fürs Smartphone und Tablet, für Apple und Android. Die mobile Lösung bietet nahezu alle Funktionen des Webportals. So können Sie zum Beispiel direkt im Stall HIT-Meldungen abgeben. Ihr Smartphone wird damit außerdem zum mobilen Dokumentenscanner. Die App ist kostenlos, im Test-Tarif gelten nur die o. g. Beschränkungen bei der Anzahl der Dokumente und den HIT-Meldungen.

Dokumente werden digital

Ein Paginierstempel vereinfacht die Ablage der Papier-Originale (Bildquelle: Berning)

Ein Kernbereich von top farmplan ist das Dokumenten-Management. Das digitale Archiv ersetzt dabei einen großen Teil der Papierakten im Büro. Sie müssen nur noch wenige Dokumente im Papier-Original aufheben. top farmplan dient als Speicher, in dem alle Dokumente sicher archiviert sind. Ein zertifiziertes deutsches Rechenzentrum im Hintergrund garantiert höchste Standards bei der Datensicherheit.

Auf den ersten Blick scheint die Digitalisierung im Büro mehr Arbeit zu verursachen. Schließlich müssen auch Papierdokumente gescannt und hochgeladen werden. Aber: Die exzellente Auffindbarkeit und die einfachen Bearbeitungs- und Weiterleitungsmöglichkeiten der Dokumente erleichtern und beschleunigen die leidige Büroarbeit aber erheblich.

Wie kommen Dokumente ins digitale Archiv?

Zum Ausprobieren und mobil funktioniert das sehr einfach mit der top farmplan-App. Die Scanfunktion erzeugt aus einem Foto des Dokuments ein PDF mit hohem Kontrast. Das ist optimal für das Lesen am Bildschirm und die automatische Texterkennung. Diese Datei wird in top farmplan hochgeladen und in einem Ordner Ihrer Wahl abgelegt.

Um im Büro am PC zügiger arbeiten zu können, sollten Sie sich einen Dokumentenscanner mit einem sogenannten Twain- oder IRIS-Treiber anschaffen. Vorteil der Profi-Geräte: Sie funktionieren mit Blatteinzug und scannen Vor- und Rückseite in einem Durchgang. Längere Briefe oder Verträge sind damit sehr schnell digital verfügbar.

Was digitalisieren?

Dokument mit dem Smartphone fotografieren (Bildquelle: top agrar Video)

Die Antwort ist einfach: Alles, was für Sie wichtig ist. Unterscheiden Sie aber zwischen aufbewahrungspflichtigen und nicht aufbewahrungspflichtigen Dokumenten:

Einmal gescannt können Sie die Original-Dokumente einfach fortlaufend in wenigen Boxen ablegen. Eine detaillierte Ordnerstruktur können Sie digital in top farmplan pflegen, das ist deutlich weniger Aufwand. Für die Originale reichen bei einem landwirtschaftlichen Betrieb wenige Boxen: Zum Beispiel jeweils eine für Rechnungen und Buchführungsbelege des landwirtschaftlichen Betriebes und der Photovoltaik- oder Biogasanlage und eine für die sonstigen Dokumente. Das System lässt sich beliebig um weitere Boxen für weitere Betriebe ergänzen.

Um jederzeit die Verbindung zwischen Original und der digitalen Version herstellen zu können, arbeiten Sie am besten mit durchgehender Nummerierung. Jede Box erhält ihren eigenen Nummernkreis. Für Rechnungen und Belege bietet es sich an, das Wirtschaftsjahr voran zu stellen. Die Nummerierung lautet dann zum Beispiel 170001, 170002, 170003 usw. Bei den sonstigen Dokumenten können sie einfach hochzählen oder ebenfalls nach Wirtschaftsjahren sortieren. Unser Tipp: Paginier- bzw. Nummerierstempel für jede Box erledigen die Nummerierung schnell und einfach.

So sieht der Arbeitsablauf für Dokumente, die im Original archiviert werden sollen, in der Praxis aus:

Die Arbeit mit Boxen spart das Einheften der Blätter in die Ordner. Außerdem können die Boxen offen im Büro stehen. Dadurch lassen sich die eingehenden Dokumente auch unsortiert, aber nachvollziehbar abarbeiten. Ist eine Box voll, beschriften Sie diese mit der ersten und der letzten Nummer, die sich darin befindet. Da die Nummer des Dokuments mit eingescannt wurde und die Originale in aufsteigender Reihenfolge in der Box liegen, finden Sie mit diesem System das Papier-Original innerhalb weniger Minuten.

Umgekehrt wissen Sie: Wenn ein gescanntes Dokument keine Nummer trägt, gibt es keine Papierversion.

Wie geht es weiter?

top farmplan (Bildquelle: Logo)

Dokumente, die Sie mit der App gescannt haben, lädt das System sofort in den digitalen Ordner, in dem sie sich gerade befinden.

Die Scan-Software des stationären Scanners speichert die Dokumente zunächst im Eingangsordner. Von dort können Sie diese weiter bearbeiten und bis nach Erledigung des Vorgangs einsortieren. Rechnungen wandern so zum Beispiel nach der Zahlung in den Buchführungsordner. In der Gestaltung der Ablagestruktur haben Sie freie Hand.

Unser Tipp: Legen Sie die Ordnerstruktur nicht zu feingliedrig an. Drei Ebenen reichen aus. Nutzen Sie stattdessen die Suchfunktion. Da der gesamte Text eines Dokuments durchsucht wird, finden Sie das gesuchte Dokument immer schnell wieder. Eine Vorlage für eine flache Ordnerstruktur ist in top farmplan bereits hinterlegt.

Eine Haftpflicht-Versicherungspolice zum Beispiel ist im Ordner Betrieb/Versicherungen gut aufgehoben. Um das Dokument zu finden, können Sie zu diesem Ordner navigieren oder die Volltextsuche nutzen. Die Stichworte „Haftpflichtversicherung“ und zum Beispiel der Name der Gesellschaft bringen das korrekte Dokument schnell auf den Bildschirm.

Zusätzlich gibt das Erstellungsdatum einen Anhaltspunkt und Sie sehen in top farmplan die Dokumente nebeneinander in einer Miniaturansicht. Wollen Sie sich ein Dokument genauer ansehen, genügt ein Doppelklick. Der integrierte PDF-Viewer zeigt die Datei gut lesbar an.

Anzeigen und teilen

Mit top farmplan ist es auch möglich, Dokumente und ganze Ordner sehr einfach zu teilen, zum Beispiel mit Ihrem Steuerberater. So könnte diese Zusammenarbeit aussehen: Sie legen bezahlte Rechnungen im Ordner Buchhaltung in top farmplan ab. Diesen Ordner teilen Sie mit Ihrem Steuerberater. Er erhält dazu einen Link, über den natürlich nur er den Inhalt des Ordners einsehen kann. Damit hat er Zugriff auf alle relevanten Belege und kann die Buchführung auf dem aktuellen Stand halten, ohne dass Sie Dokumente hin und her mailen oder in Papierform zuleiten müssen. Gleichzeitig bleiben die Originale bei Ihnen im Büro.

Unser Tipp: Besonders übersichtlich wird es, wenn Sie die Nummer des Dokuments (Stempel) auch als Verwendungszweck bei der Überweisung und im Dateinamen des digitalen Dokuments angeben.

Wie sicher ist top farmplan?

In top farmplan liegen Ihre wichtigen Dokumente nicht mehr ausschließlich auf Ihrem Hof-PC, sondern in einem Cloud-Speicher. Das Rechenzentrum mit Ihren Daten befindet sich im westfälischen Ahaus und ist nach höchsten Standards zertifiziert. Voraussetzung dafür sind z. B. eine Brand-Früherkennungsanlage, strenge Zutrittsbeschränkungen und ein hoher Schutz vor fremdem Zugriff. Alle Daten sind auf Backup-Systemen gespeichert. Fällt das Hauptsystem aus, stehen Ihre Daten kurzfristig wieder zur Verfügung.

Damit verbessern Sie über top farmplan ganz nebenbei auch Ihre eigene Datensicherheit erheblich, ohne selbst in die nötige Hardware investieren zu müssen. Egal ob Diebstahl, Wasser oder Feuer auf dem Hof – ihre betrieblichen Dokumente bleiben in top farmplan sicher gespeichert. Auch dann, wenn Ihr Rechner von einem Virus oder Verschlüsselungs-Trojaner befallen wird, sind Ihre Daten auf top farmplan über einen anderen PC noch zugänglich.

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Werden Sie top farmplanTester!

Die Ideen und Impulse für die Weiterentwicklung von top farmplan kommen von der Basis. Dazu arbeitet das Team mit Ackerbauern sowie Schweine- und Rinderhaltern zusammen.

Die Betriebsleiter schildern ihren Büroalltag. Sie beschreiben die Probleme und Zeitfresser, die dabei auftreten. top farmplan entwickelt Lösungsansätze für die Software und gibt die Vorschläge an die Landwirte zurück. Im gegenseitigen Dialog entstehen so praxisgerechte Lösungen für das digitale Agrarbüro.

Sie können mitmachen: Wir suchen weitere Test-Betriebe, die top farmplan in ihrem Büro einsetzen und uns ihre Erfahrungen mitteilen. Nutzen Sie die Chance und geben Sie Impulse für eine praxisnahe Agrarbüro-Software. Schicken Sie uns eine kurze Bewerbung mit Betriebsbeschreibung an service@topfarmplan.de oder rufen Sie uns an: 0 25 01/8 01 44 84.

Artikel geschrieben von

Alfons Deter

Redakteur top agrar Online

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