Bereits zum 1. August 2022 wurde das „Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden Bedingungen“ geändert (Nachweisgesetz). Das Ziel: Eine bessere Transparenz für Arbeitnehmer und -geber. Zudem sollen die Rechte für Angestellte gestärkt werden.

Unter anderem regelt das Nachweisgesetz weitere Mindestinhalte für neue Arbeitsverträge als bisher. Das hat allerdings zur Folge, dass Sie nun deutlich mehr im Vertrag regeln müssen als bislang. Neu ist auch, dass das Gesetz jetzt ohne Ausnahmen für alle Arbeitnehmer zählt. In der alten Fassung gab es eine Bagatellklausel für Aushilfen, die nicht länger als einen Monat lang beschäftigt wurden. Dazu zählten z. B. Saisonarbeiter, Ferienjobber usw. Diese Bagatellklausel greift nun nicht mehr. Zudem gelten die Vorgaben unabhängig von der Betriebsgröße. Auch bei Arbeitsverträgen für Auszubildende müssen Sie die neuen Regelungen beachten.

Das muss in den Vertrag

Sie müssen alle wesentlichen Vertragsinhalte schriftlich festhalten. Das galt bereits vor der Neuerung des Nachweisgesetzes. Die meisten Arbeitgeber und -nehmer einigen sich auf einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Durch die Erweiterung des Gesetzes wird ein Arbeitsvertrag nun aber deutlich umfangreicher als bisher sein. Neben den Vertragspartnern, dem Startzeitpunkt des Arbeitsverhältnisses, dem Lohn, der ­Arbeitszeit sowie dem Arbeitsort sind Sie zudem verpflichtet, folgende neue Punkte in einem neuen Arbeitsvertrag aufzunehmen:

• Lohn: Listen Sie auf, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt, also die Höhe der Grundvergütung, welcher Lohn für Überstunden anfällt und in welchem Umfang Sie mögliche Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld vornehmen. Zudem müssen Sie auch aufnehmen, wann und wie Sie die einzelnen Lohnbestandteile auszahlen, z. B. die Grundvergütung per monatlicher Überweisung, das Urlaubsgeld in bar usw.
• Arbeitszeiten: Notieren Sie Arbeitszeiten, Ruhepausen und ggf. Schichten im Schichtbetrieb.
• Überstunden: Beschreiben Sie, unter welchen Voraussetzungen Sie diese anordnen können, z. B. während der Ernte: „Der Arbeitgeber ist berechtigt, bei betrieblichem Bedarf, insbesondere bei einem hohen Arbeitsanfall, z. B. während der Erntezeit, Mehrarbeit und Überstunden anzuordnen.“
• Arbeit auf Abruf: Soll Ihr Mitarbeiter nur dann arbeiten, wenn Arbeit anfällt, bzw. seine Arbeitskraft benötigt wird, vereinbaren Sie sogenannte „Arbeit auf Abruf“. Das bietet sich häufig bei Minijobbern an. Sie sollten dann künftig eine Mindeststundenzahl pro Woche notieren. Machen Sie das nicht, wird gesetzlich unterstellt, dass Sie 20 Stunden pro Woche „Arbeit auf Abruf“ vereinbart haben. Diese müssen Sie auch dann bezahlen, wenn Sie die Anzahl an Stunden nicht abrufen. Sie können auch Mindest- oder Höchstarbeitszeitgrenzen wählen. Beachten Sie dann aber folgendes: Halten Sie Mindestarbeitszeiten fest, dürfen Sie maximal 25 % mehr abrufen, bei Höchstarbeitsgrenzen maximal 20 % weniger. Bestimmen Sie auch sogenannte Referenztage und -stunden. Also geben Sie an, dass die Arbeit auf Abruf z. B. von Montag bis Mittwoch je von 7 bis 15 Uhr erfolgen kann. Empfehlung: Wählen Sie für größtmögliche Flexibilität einen möglichst weiten Referenzrahmen, also z. B. von Montag bis Sonntag in der Zeit von 7 bis 19 Uhr.
  
  Tipps: Wählen Sie ein Arbeitszeitkonto. Legen Sie dazu mit Ihrem Mitarbeiter eine hochgerechnete Jahresarbeitszeit sowie ein gleichbleibendes monatliches Entgelt fest. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihren Angestellten über das Jahr hinweg flexibel einzusetzen: in Stoßzeiten mehr und in Monaten, in denen weniger Arbeit anfällt, weniger. Sie zahlen Ihrer Aushilfe dennoch jeden Monat den gleichen Lohn.
  
  Achtung: Halten Sie im Vertrag fest, dass Sie ein Arbeitszeitkonto anlegen. Hat ihr Mitarbeiter am Jahresende mehr Stunden gearbeitet als vereinbart, müssen Sie diese zusätzlich vergüten. Hat er weniger gearbeitet, dürfen Sie den Lohn allerdings nicht kürzen, er muss die Zeit aber nacharbeiten. Beachten Sie auch hier die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes.
• Befristung: Bei befristeten Arbeitsverträgen müssen Sie das konkrete Enddatum des Arbeitsverhältnisses angeben. Es reicht nicht aus, wenn Sie schreiben „Das Arbeitsverhältnis endet nach drei Monaten.“

• Probezeit: Haben Sie eine Probezeit vereinbart, nehmen Sie das ebenfalls in den Vertrag auf. Außerdem muss die Probezeit insbesondere bei befristeten Arbeitsverhältnissen angemessen zur Gesamtdauer des Beschäftigungsverhältnisses sein. Was genau allerdings „angemessen“ ist, sieht die neue Regelung nicht vor. Bei der Festlegung der Probezeit kommt es auf die Gesamtumstände an: Sie müssen berücksichtigen, welche Kenntnisse und Fertigkeiten der neue Mitarbeiter schon mitbringt, was er noch erlernen muss, wie viel Zeit zur Einarbeitung vorhanden ist, wie anspruchsvoll die Tätigkeit ist etc. Wollen Sie bei der Festlegung der Probezeit auf Nummer sicher gehen, fragen Sie Ihren Arbeitgeberverband.
• Tätigkeitsbeschreibung: Listen Sie kurz die wesentlichen Charakteristika der Arbeitstätigkeit Ihres Mitarbeiters auf. 
• Fristen: Die bisher geltende Monatsfrist für die Niederschrift der Arbeitsbedingungen wurde um verschiedene kürzere Fristen ergänzt. Trotz der unterschiedlichen Fristen empfiehlt es sich aus praktischen Gründen, alle relevanten Inhalte im Arbeitsvertrag festzuhalten und gleich mit dem Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Die „Arbeitsbedingungen“ sind die we­sentlichen Vertragsbedingungen, also die Vertragsparteien, Tätigkeit, Gehalt, Stundenzahl usw.
• Kündigung: Nehmen Sie in den Vertrag auf, dass falls Sie oder Ihr Mitarbeiter kündigen möchten, dies schriftlich geschehen muss. Fügen Sie zudem die Kündigungsfristen und die Möglichkeit und Frist einer potenziellen Kündigungsschutzklage ein.
• Urlaub: Auch die Dauer des jährlichen Urlaubsanspruches Ihres Mitarbeiters muss im Vertrag enthalten sein. Dies gilt auch für Mini-Jobber und Saisonarbeitskräfte. Die gesetzlichen Urlaubsansprüche haben sich hingegen durch die Erweiterung des Nachweisgesetzes nicht geändert. In der Regel haben Ihre Angestellten auf 20 Tage Urlaub Anspruch, wenn Sie bei Ihnen im Rahmen einer 5-Tage-Woche angestellt sind. Bei einer 6-Tage-Woche sind es 24 Urlaubstage. Auch Saisonarbeitskräfte oder Mini-Jobber haben Urlaubsansprüche.
• Hinweispflicht: Stellen Sie Mitarbeiter aus anderen EU-Ländern ein, darf eine Hinweispflicht zu Beratungsstellen nicht fehlen. Es gibt z. B. das Beratungsnetzwerk „Faire Mobilität“: Ein Netzwerk des Deutschen Gewerkschaftsbundes mit 13 Standorten bundesweit. Diese informieren, beraten und unterstützen Beschäftigte aus Mittel- und Osteuropa in ihren Herkunftssprachen zu ihren Rechten auf dem deutschen Arbeitsmarkt.
  
  Tipp: In der Regel bieten die örtlichen Arbeitgeberverbände der Land- und Forstwirtschaft Ihren Mitgliedern Musterarbeitsverträge oder eine individuelle Beratung an.

Strafe droht

Stellen Sie einen neuen Mitarbeiter ein, müssen Sie jetzt also deutlich mehr Informationen in den Arbeitsvertrag aufnehmen als bisher. Halten Sie sich nicht an die neuen Mindestvorschriften, ist das ein Verstoß, der als Ordnungswidrigkeit zählt.

Zuständig für die Einhaltung des Nachweisgesetzes sind die Arbeitsschutzbehörden der Bundesländer. Werden Sie geprüft und Mängel festgestellt, droht eine Strafe von bis zu 2 000 €. Aber immerhin führt ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz nicht dazu, dass der Arbeitsvertrag und damit das Arbeitsverhältnis unwirksam wird.

Das gilt für Altverträge

Für bestehende Arbeitsverhältnisse, bei denen Ihr Angestellter vor dem 1.8.2022 den Vertrag unterzeichnet hat und er die Arbeit noch vor dem 1.8.2023 aufgenommen hat, gelten die neuen Vorschriften nicht, sofern der Beginn der Tätigkeit ebenfalls vor diesem Zeitpunkt lag. Sie müssen den „alten“ Arbeitsvertrag nur anpassen, wenn ihr Mitarbeiter das von Ihnen verlangt. Sie sind im Übrigen nicht dazu verpflichtet, Ihre Mitarbeiter zu informieren, dass sich die rechtliche Grundlage geändert hat.

Fordert Ihr Mitarbeiter Sie dazu auf, den Vertrag zu ändern, reicht es aus, wenn Sie ergänzend zum Alt-Vertrag ein sogenanntes „Nachweisschreiben“ aufsetzen. In diesem Schreiben können Sie die im Arbeitsvertrag fehlenden Punkte ergänzen. Wichtig ist, dass Sie als Arbeitgeber diese Ergänzung zum Vertrag doppelt anfertigen und sich eines davon vom Arbeitnehmer unterschreiben lassen. Dann haben Sie einen Nachweis, dass Ihr Mitarbeiter diesen Nachtrag tatsächlich erhalten hat.

Tipp: Haben Sie mit einem Mitarbeiter bisher keinen schriftlichen Arbeitsvertrag, sondern nur einen mündlichen, sollten Sie diesen unbedingt verschriftlichen. Denn nur in diesem Fall können Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern auch von kürzeren Kündigungsfristen als den gesetzlichen Fristen profitieren. Hier akzeptiert der Gesetzgeber eine Kündigungsfrist von vier Wochen. Diese Frist muss dann ausdrücklich im Arbeitsvertrag benannt sein. Hinweis: Ein rein mündlicher Arbeitsvertrag gilt immer als unbefristet. Wollen Sie einen befristeten Vertrag, müssen Sie das schriftlich festhalten.

Haben Sie mehrere Mitarbeiter, bedenken Sie Folgendes: Stellen Sie einen neuen Mitarbeiter ein, ist der Arbeitsvertrag aufgrund der rechtlichen Änderung viel ausführlicher. Gegebenenfalls tauscht sich Ihr neu angestellter Mitarbeiter mit Ihren „alten“ Mitarbeitern aus und es kommt zur Sprache, warum bei dem neu eingestellten Mitarbeiter beispielsweise Urlaubsansprüche angeführt sind und bei Ihrem „alten“ Mitarbeiter nicht. Daher ist es zu empfehlen, Ihre alten Mitarbeiter über das neue Nachweisgesetz aufzuklären bzw. zur Wahrung des Betriebsfriedens für alle Mitarbeiter vergleichbare Bedingungen zu vereinbaren.

Unsere Expertin: Alice Arp, Syndikusrechtsanwältin, Arbeit­geberverband der Land- und Forstwirtschaft in Schleswig-Holstein e. V.